Как использовать Microsoft Outlook для управления проектами или командой

Существует множество приложений для управления проектами и командами: от Канбан-доски до приложения для совместной работы. Если вы уже используете Microsoft Office, вы можете воспользоваться множеством встроенных функций, чтобы организовать себя и свою команду в Outlook.

Вы можете раскрашивать электронные письма и превращать сообщения в задачи при планировании проекта. Если вы работаете в команде, вы можете создавать и назначать задачи, а также настраивать группу. Чтобы использовать эти функции вместе с другими, вот несколько предложений, советов и шагов по использованию Microsoft Outlook в качестве инструмента управления проектами.

Классификация входящих писем

Одна из самых простых, но полезных функций, которые можно использовать при управлении проектом, — это цветовая кодировка электронных писем. Настроив категории Outlook, вы можете назначить их электронным письмам, что выделит их в вашем почтовом ящике. Кроме того, при желании вы можете создать правила для автоматического назначения категорий.

Вы можете создавать категории для того, что имеет наибольший смысл. Некоторые предложения включают категорию для каждого проекта, клиента или отдела.

Перейдите на вкладку ГлавнаяOutlook и откройте меню Категоризироватьв группе Теги. Затем выберите Все категории.

Вы заметите несколько готовых категорий, которые представляют собой просто цвета в названиях категорий. Вы можете отредактировать одно из них, чтобы использовать более значимое имя. Выберите категорию, нажмите Переименоватьсправа, введите новое имя и используйте Enter, чтобы сохранить его.

Чтобы создать новую категорию, выберите Новыйсправа. Введите имя, выберите цвет, при необходимости добавьте горячую клавишу и нажмите ОК, чтобы сохранить его.

Чтобы назначить категорию электронному письму, выполните одно из следующих действий:

Выберите Категоризироватьна вкладке Главнаяи выберите тот, который вы хотите использовать.

Нажмите правой кнопкой мыши, выберите Категоризироватьи выберите нужный вариант во всплывающем меню.

Вы увидите категорию рядом с письмом в папке «Входящие», а также над сообщением в отдельном окне.

Превратите электронные письма в задачи

Особенно полезный способ управления проектом в Outlook — превратить электронную почту в задачи. Вы можете получить запрос на обновление статуса проекта для ваших заинтересованных сторон или отправить документы члену команды. Поместив это сообщение в свой список задач, вы будете иметь его под рукой для выполнения..

Чтобы быстро превратить электронное письмо в задачу, просто выполните одно из следующих действий:

Нажмите правой кнопкой мыши на сообщение в папке «Входящие», выберите Переместитьи выберите папку задач во всплывающем меню.

В окне сообщения выберите Переместитьна ленте и в раскрывающемся меню Переместитьвыберите папку задачи.

Перетащите сообщение из папки «Входящие» на значок Задачина панели навигации слева.

Чтобы получить дополнительные возможности при превращении электронного письма в задачу, вы можете использовать следующий метод.

Удерживайте правую кнопку мыши, выбирая электронное письмо, а затем перетащите ее на значок Задачислева и отпустите.

Вы увидите варианты копирования электронного письма как задачи с текстом, копирования его как задачи с электронным письмом в виде вложения или перемещения электронного письма как задачи с вложением.

Выберите один из этих вариантов, и все готово. Вы также можете выбрать Отменить, если передумаете.

Затем в любой момент выберите значок «Задачи Outlook», чтобы просмотреть список дел.

Создание и назначение задач

Помимо превращения электронных писем в списки дел вы можете создавать задачи и назначать их в Outlook. Это удобно, если вы решили делегировать задачу, а не решать ее самостоятельно, или если вы хотите получать отчеты о состоянии задачи, которые можно отправить одним щелчком мыши.

Выберите значок Задачислева или Новые элементы>Задачана вкладке Главнаяи создайте новую задачу, как обычно. Альтернативно вы можете использовать описанные выше шаги, чтобы превратить электронное письмо в задачу.

Укажите все сведения о задаче, включая тему, дату начала и выполнения, приоритет и подробные сведения. Когда будете готовы, перейдите на вкладку Задачаи выберите Назначить задачув разделе «Управление задачей» на ленте.

При этом окно задачи обновляется и включает строку «Кому» для добавления исполнителя. Введите его имя или адрес электронной почты или воспользуйтесь кнопкой Кому, чтобы выбрать его из адресной книги.

При желании вы можете установить флажки, чтобы сохранять обновленную копию задачи в своем списке и получать отчет о состоянии после завершения задачи.

После того как все будет выполнено, выберите Отправить, чтобы отправить задачу исполнителю.

Получив задачу по электронной почте, они просто добавляют ее в свой список задач.

Они могут использовать поля Статуси Процент завершениядля задачи по мере ее выполнения и могут выбрать Отправить отчет о состояниина Задача, чтобы предоставить вам обновленный статус по электронной почте.

Настроить группу контактов

Когда вы работаете в команде, создание списка рассылки или группе контактов, вы экономите время. Вместо того, чтобы добавлять каждого члена команды в электронное письмо, мероприятие календаря или задачу, вы просто добавляете группу.

Выберите значок Людина панели навигации слева.

Перейдите на вкладку Главнаяи выберите Новая группа контактовв разделе «Создать» на ленте.

Введите название группы вверху. Затем выберите Добавить участниковв разделе участников и выберите Из контактов Outlook, Из адресной книгиили Новый контакт электронной почты.

При использовании первых двух вариантов открывается новое окно, в котором вы выбираете контакт и используете кнопку Участники, чтобы добавить его. Продолжайте этот процесс, пока не соберете всех участников, и нажмите ОКдля сохранения.

После этого вы увидите список участников своей группы и при необходимости сможете добавить новых. Выберите Сохранить и закрыть, чтобы завершить процесс и сохранить группу.

Чтобы использовать группу, которую вы создали, в адресной строке электронного письма или в качестве приглашенных на мероприятие, начните вводить название группы и выберите ее из предложенных или воспользуйтесь кнопкой Кому, чтобы найти и выберите группу.

Поделиться календарем

Хотя вы можете настроить календарь конкретной группы в Outlook, вы можете просто поделитесь своим календарем. Это полезно для члена команды, который выступает в качестве вашего помощника или со-руководителя ваших проектов.

Выберите значок Календарьслева, а затем выберите календарь с помощью Панели папок..

Перейдите на вкладку Главнаяи выберите Поделиться календаремв группе «Управление календарями». Выберите календарь.

На вкладке Разрешенияиспользуйте кнопку Добавить, чтобы выбрать контакт, с которым хотите поделиться.

<ол старт="4">

Найдите контакт, выберите Добавитьи нажмите ОК. Затем выберите Может просматриватьили Может редактироватьв зависимости от разрешений, которые вы хотите предоставить.

Выберите Применить, а затем ОК, чтобы поделиться своим календарем.

Получатель должен получить электронное письмо о том, что вы делитесь с ним календарем. Они могут разрешить просмотр вашего календаря в своем списке календарей Outlook.

Управление папками

Папки в Outlook такие же, как те, которые вы используете на своем компьютере; они дают вам простые способы организовать ваши вещи. У вас есть несколько отличных способов управления папками Outlook для вашего проекта или команды.

Откройте Панель папокв левой части папки «Входящие». Затем вы можете развернуть учетную запись, если у вас их несколько, чтобы просмотреть все папки в ней.

Создать новую родительскую папку или подпапку

Рассмотрите создание папки для каждого проекта или по одному для каждого клиента или члена команды, чтобы все было организовано.

Нажмите правой кнопкой мыши на учетную запись или текущую папку, выберите Новая папкаи дайте ей имя.

Сортировка подпапок

Если у вас есть родительская папка с множеством подпапок, вы можете быстро найти нужную, отсортировав их. Щелкните правой кнопкой мыши родительскую папку и выберите Сортировать подпапки от A до Z.

Добавить папку в избранное

Раздел Избранноенаходится в верхней части панели папок. Когда вы свернете эту панель, вы увидите избранное на панели слева. Оба они обеспечивают быстрый доступ к часто используемым папкам.

Либо щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите Добавить в избранное, либо перетащите папку в раздел «Избранное» в верхней части панели папок.

Показать количество непрочитанных элементов

Вы можете отобразить общее количество непрочитанных элементов для папки прямо в этой папке на панели. Это удобно, если вы автоматически отправляете электронные письма в папки, поскольку вы можете быстро обнаружить новые сообщения..

Щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите Свойства.

Откройте вкладку Общиеи выберите Показать количество непрочитанных элементов.

Выберите Применитьи ОК, чтобы сохранить изменения.

Если вы предпочитаете видеть все элементы, выберите вместо этого Показать общее количество элементов.

Автоматизация общих действий

Как упоминалось выше, в Outlook можно выполнять автоматические действия. Сюда входит перемещение электронных писем в папки пересылка сообщений и пометка элементов по важности. Каждый из них поможет не только вам оставаться в курсе входящих сообщений, но и вашему проекту или команде.

Создание правил Outlook

У нас есть полное руководство по создание правил в Outlook для Windows, Mac и в Интернете, которое вы можете найти, поэтому здесь мы рассмотрим один пример, который будет полезен для управления проектами. Вы можете автоматически перемещать электронные письма в папку, как указано выше. Кроме того, вместо того, чтобы создавать правило с нуля, вы можете основывать его на полученном электронном письме.

Выберите адрес электронной почты и либо щелкните правой кнопкой мыши, перейдите к Правилаи выберите Создать правило, либо выберите Правилана главной странице.вкладка и выберите Создать правило.

Вверху вы увидите основные условия для электронного письма. Вы можете основывать правило на отправителе, теме или способе обращения. Выберите одно или несколько условий, которые вы хотите использовать.

В области Выполните следующие действияустановите флажок Переместить элемент в папку. Затем используйте кнопку Выбрать папку, чтобы выбрать папку.

Выберите ОК, когда вы закончите и ваше новое правило будет готово к использованию. Всякий раз, когда электронное письмо приходит в соответствии с выбранными вами условиями, оно автоматически перемещается в выбранную вами папку.

Создавайте быстрые действия

Еще один замечательный инструмент автоматизации в Outlook называется «Быстрые шаги». С помощью быстрых шагов вы можете выполнить действие с электронным письмом одним щелчком мыши. Как вы понимаете, это существенно экономит время.

Вы можете настроить быстрые действия для таких действий, как перемещение, категоризация или пересылка электронного письма. В качестве примера мы настроим быстрый шаг, чтобы пометить электронное письмо для дальнейшего ответа завтра..

Перейдите на вкладку Главнаяи выберите стрелку Дополнительно(стрелка внизу) в поле Быстрые действия. Выберите Новый быстрый шаг>Пользовательский.

В поле «Изменить быстрое действие» дайте ему имя вверху. Затем откройте раскрывающееся меню Выберите действиеи выберите Пометить сообщение.

В следующем раскрывающемся меню выберите Завтра. Вы можете выбрать другой вариант, например «Сегодня» или «Следующая неделя» или по вашему усмотрению.

Выберите Готово, чтобы сохранить быстрый шаг.

Чтобы использовать быстрое действие, выберите электронное письмо, перейдите на вкладку Главнаяи выберите его в поле Быстрые действияили щелкните правой кнопкой мыши и перейдите к Быстрые действияи выберите его во всплывающем меню.

Вот и все. Вы только что одним щелчком мыши пометили электронное письмо для дальнейшего рассмотрения.

Надеемся, что эти советы помогут вам управлять своим следующим новым проектом или даже своей командой в Outlook. Чтобы узнать больше, просмотрите как добавить Microsoft Teams в Outlook, чтобы найти более простой способ присоединиться к собраниям или запланировать их.