Как архивировать электронную почту в Microsoft Outlook

Если у вас есть электронные письма, которые вам больше не нужны, но вы не обязательно хотите их удалять, вы можете заархивировать их. В Microsoft Outlook есть несколько способов вручную или автоматически архивировать электронные письма, чтобы убрать их с пути.

Мы покажем вам, как установить архивировать электронную почту в Outlook на компьютере, в Интернете и на мобильном устройстве. Независимо от того, где вы чаще всего используете Outlook, вы можете освободить место для новых сообщений.

Об архивировании электронной почты в Outlook

Для Microsoft 365, учетных записей Exchange и Outlook в Интернете имеется папка архива по умолчанию. К учетным записям сервера Exchange могут применяться политики хранения. Для учетных записей POP и IMAP вы можете создать папку «Архив».

Используя папку «Архив», вы можете при необходимости получить любые электронные письма, которые вы переместите туда позже.

Когда вы перемещаете элементы в папку «Архив» с помощью кнопки, как описано ниже, этого не происходит уменьшить размер почтового ящика. Если вас беспокоит пространство, вы можете создать отдельный файл данных Outlook (.pst) при использовании Windows, о чем мы расскажем ниже.

Архивировать электронную почту Outlook в Windows

Вы можете вручную архивировать электронные письма в Outlook для Windows или использовать одну из доступных функций автоархивации. Эти функции автоматического архивирования могут отличаться в зависимости от вашей версии Outlook.

Архивировать электронные письма вручную в Windows

В Windows вы можете вручную заархивировать одно или несколько электронных писем несколькими различными способами.

Начните с выбора адреса электронной почты одним из следующих способов:

  • Для одного электронного письма просто выберите его.
  • Для группы соседних писем выберите первое, удерживайте Shiftи выберите последнее в диапазоне.
  • Для группы несмежных писем выберите одно, удерживайте Ctrlи выберите каждое последующее.

    • После того как вы выбрали электронные письма, которые хотите заархивировать, выполните одно из следующих действий:

    • Перетащите электронные письма в папку Архив.
    • Выберите Архивна ленте на вкладке Главнаяили Сообщение.
    • Нажмите правой кнопкой мыши и выберите Архив.
    • Используйте клавишу Backspace.

      • Автоматически архивировать электронные письма в Windows

      В Windows вы можете автоматически архивировать старые электронные письма, выполнив очистку почтового ящика или настроив автоархивацию на частый запуск..

      Очистка папки «Входящие»

      Вы можете переместить электронные письма в файл данных Outlook сэкономить место и очистить почтовый ящик одним махом.

      1. Выберите Файл>Информация. Затем откройте меню Инструментыи выберите Очистить старые элементы.
        1. Выберите папку «Входящие», папку и подпапки учетной записи электронной почты, для которых вы хотите выполнить обслуживание, и выберите дату в раскрывающемся списке ниже. При желании установите флажок, чтобы включить электронные письма «Не архивировать автоматически».
          1. Вы можете увидеть путь к файлу архива, чтобы при необходимости вы могли легко получить к нему доступ позже. Взгляните на эти способы доступ к PST-файлу, если у вас возникнут проблемы.
          2. Выберите ОК, чтобы выполнить очистку.

            3. Настройка автоархивации

            Чтобы автоматически архивировать элементы по расписанию, вы можете настроить параметр «Автоархивация».

            1. Выберите Файл>Параметры. Выберите Дополнительнослева и Настройки автоархивациисправа.
              1. Установите флажок вверху, указывая, как часто вы хотите запускать автоархивацию, и введите время в это поле. При желании вы можете установить флажок, чтобы запрашивать запрос перед запуском.
                1. В разделе «Во время автоархивации» установите флажок Архивировать или удалить старые элементы, а затем выберите возраст электронных писем.
                  2. <ол старт="4">
                2. После этого вы можете переместить элементы в файл данных Outlook или удалить их навсегда.
                  1. При желании нажмите кнопку, чтобы применить настройки ко всем вашим папкам, а затем ОК, чтобы завершить настройку. Нажмите ОКв окне параметров Outlook, чтобы сохранить изменения.

                    2. Архивировать электронную почту Outlook на Mac

                    Вы можете вручную и автоматически архивировать электронную почту в Outlook на Mac, хотя и немного иначе, чем в Windows.

                    Архивировать электронные письма вручную на Mac

                    Вы можете вручную заархивировать одно или несколько писем на своем Mac несколькими разными способами.

                    Начните с выбора адреса электронной почты одним из следующих способов:

                    • Для одного электронного письма просто выберите его..
                    • Для группы соседних писем выберите первое, удерживайте Shiftи выберите последнее в диапазоне.
                    • Для группы несмежных писем выберите одно, удерживайте Commandи выберите каждое последующее.

                      • После того как вы выбрали электронные письма, которые хотите заархивировать, выполните одно из следующих действий:

                      • Выберите Сообщение>Архивв строке меню.
                      • Выберите Архивна ленте на вкладке Главная.
                      • Нажмите правой кнопкой мыши и выберите Архив.
                      • Нажмите кнопку Архив(поле) справа во входящих.
                      • Используйте сочетание клавиш Control + E.

                        • Автоматически архивировать электронные письма на Mac

                        Хотя в Outlook на Mac нет функции автоматического архивирования, существует обходной путь, который может вам подойти. Вы можете настроить правило для архивации определенных писем по дате.

                        1. Откройте Outlook и выберите Outlook>Настройкив строке меню.
                        2. Выберите Правилав появившемся окне.
                          1. В левой части следующего экрана выберите учетную запись, если у вас их несколько.
                          2. Справа нажмите кнопку знак плюсавнизу, чтобы добавить новое правило.
                            1. Введите название правилавверху.
                            2. В раскрывающемся списке слева выберите тип условия. Вы можете выбрать Дата получения, чтобы правило основывалось на дате. Справа введите диапазон дат или просто используйте поле До даты, чтобы ввести дату в прошлом.

                              3. Примечание. Имейте в виду, что со временем вы можете обновить это правило, включив в него новую дату.

                              1. Для действия выберите Переместить в папкув первом раскрывающемся списке и выберите Архивироватьв списке справа.
                                1. При желании используйте знак плюса рядом с Кроме того, чтодля электронных писем следует избегать правила, или установите флажок ниже, чтобы игнорировать другие правила, соответствующие тем же условиям.
                                2. Убедитесь, что флажок Включеноустановлен, и нажмите ОК, чтобы сохранить правило..

                                  3. Архивировать электронную почту Outlook в Интернете

                                  Архивация электронной почты в Outlook в Интернете аналогична версии для настольных компьютеров.

                                  Архивировать электронные письма в Интернете вручную

                                  • Для одного электронного письма выберите его или установите флажок слева.
                                  • Для группы соседних писем выберите первое, удерживайте Shiftи выберите последнее в диапазоне.
                                  • Для группы несмежных писем выберите одно, удерживайте Ctrl(Windows) или Command(Mac) и выберите каждое дополнительное.

                                    • После того как вы выбрали электронные письма, которые хотите заархивировать, выполните одно из следующих действий:

                                    • Выберите Архивна панели инструментов на вкладке Главная.
                                    • Нажмите правой кнопкой мыши и выберите Архив.
                                    • Нажмите кнопку Архивировать(поле) справа в папке «Входящие».

                                      • Автоматическое архивирование электронных писем в Интернете

                                      Как и на Mac, в Outlook в Интернете в настоящее время нет функции автоархивации. Вместо этого вы можете настроить правило на основе даты.

                                      1. Нажмите значок шестеренкив правом верхнем углу и выберите Просмотреть все настройки Outlookна появившейся боковой панели.
                                        1. В крайнем левом углу выберите Почтаи справа выберите Правила. Затем выберите Добавить новое правило.
                                          1. Присвойте правилу название вверху.
                                          2. Под элементом Добавить условиев раскрывающемся списке выберите До. Затем добавьте дату справа.

                                            3. Примечание. Как и на Mac, вы можете позже обновить это правило, включив в него новую дату.

                                            1. Под элементом Добавить действиев раскрывающемся списке выберите Переместить. Затем выберите Архивироватьсправа.
                                              1. При желании выберите Добавитьисключениедля писем, которые правило должно избегать, и установите флажок, чтобы прекратить обработку дополнительных правил.
                                              2. Чтобы немедленно запустить правило в папке «Входящие», установите флажок Запустить правило сейчас. Затем выберите Сохранить.

                                                3. Архивация электронной почты Outlook на Android и iPhone

                                                Если вы используете Outlook на вашем устройстве Android или iPhone, вы также можете архивировать электронные письма там. В настоящее время функция автоархивации отсутствует, но у вас есть несколько способов архивировать электронные письма вручную..

                                                Чтобы заархивировать одно электронное письмо, вы можете использовать смахивание. Проведите электронное письмо слева направо или наоборот в соответствии с вашими настройками и выберите значок Архив. Либо откройте электронное письмо и коснитесь значка Архивироватьвверху.

                                                Чтобы заархивировать несколько писем в папке «Входящие», коснитесь и удерживайте одно письмо, и вы увидите экран выбора. Выберите оставшиеся электронные письма, а затем коснитесь значка Архивироватьвверху (Android) или внизу (iPhone).

                                                Позаботиться о ненужных старых электронных письмах легко в Outlook для Windows, Mac, в Интернете и на мобильном устройстве. Теперь, когда вы знаете, как архивировать электронную почту в Outlook, ознакомьтесь с способы исправить Outlook не открывается.

                                                .

                                                Похожие сообщения:

                                                Как создать организационную структуру в Word, Excel и PowerPoint Как размыть фон в Microsoft Teams (Windows, Mac и Mobile) Как добавить команды Microsoft в Outlook Как создавать правила в Microsoft Outlook Как настроить и использовать организационную структуру Microsoft Teams Как всегда поддерживать зеленый статус Microsoft Teams Как сделать копию листа или книги Excel

                                                6.05.2023