Использование раскрывающегося списка в Excel может значительно сократить время до ввести данные в электронную таблицу. К счастью, в Excel очень легко создать раскрывающийся список.
Это можно сделать несколькими способами: от простых до продвинутых. В этой статье вы узнаете все способы сделать это.
Создание раскрывающегося списка в Excel: простой метод
Самый простой способ создать раскрывающийся список в Excel — ввести его вручную. Это идеально подходит для ситуаций, когда вам нужен раскрывающийся список только в одной ячейке и вам не нужно часто его обновлять.
Например, если вы отправляете людям файл, в котором хотите, чтобы они заполнили некоторые поля, и в одном поле есть простой список вариантов, этот метод идеален.
Чтобы создать раскрывающийся список простым способом:
<р>1. Выберите ячейку или ячейки, в которых вы хотите создать список.
<р>2. Выберите Данные в меню и выберите Проверка данных на ленте.
<р>3. Откроется окно проверки данных. Откройте раскрывающийся список в разделе Разрешить и выберите Список .
<р>4. Это позволяет вам вручную вводить элементы, которые вы хотите добавить в список. Просто введите каждый элемент в поле Источник , разделив его запятыми.
<р>5. Выберите ОК . Теперь вы увидите, что рядом с выбранной ячейкой есть стрелка раскрывающегося списка. Выбрав эту стрелку, вы увидите все введенные вами элементы, включенные в этот список.
Хотя это самый быстрый способ создания раскрывающегося списка в Excel, его также сложнее всего поддерживать. Для изменения списка необходимо вернуться к настройкам проверки и обновить поле «Источник».
Если вы создадите много таких раскрывающихся списков в Excel, их изменение может занять много времени. Вот почему важно использовать этот метод только для отдельных ячеек и для списков, которые вы не ожидаете изменить.
Создание раскрывающегося списка в Excel: использование диапазона
Если вам нужно более гибкое решение, вы можете извлечь элементы для своего списка из ряд других ячеек в Excel.
Для этого:
<р>1. Сначала перечислите все элементы, которые вы хотите видеть в своем списке, в любой столбец ячеек. Вы можете ввести их в текущую таблицу или на любой другой лист.
<р>2. Повторите описанный выше процесс, чтобы выбрать ячейку и запустить окно проверки данных. Установите в поле Разрешить значение Список . На этот раз вместо того, чтобы что-либо вводить в поле «Источник», выберите значок со стрелкой вверх справа от этого поля. Это опция выбора диапазона, которая позволяет вам выбрать поле, из которого вы хотите извлечь элементы списка..
<р>3. Вы увидите, что окно проверки данных сворачивается, и вы можете видеть весь лист. Перетащите указатель мыши вниз по всему диапазону ячеек, включающему все элементы списка, которые вы хотите включить. Когда вы закончите это, выберите значок стрелки вниз справа от поля выбора. Окно проверки данных снова расширится.
<р>4. Вы увидите, что выбранный вами диапазон теперь отображается в поле «Источник». Просто нажмите ОК , чтобы принять эти настройки.
<р>5. Теперь, когда вы выберете стрелку раскрывающегося списка справа от ячейки, которую вы настроили как раскрывающийся список, вы увидите все элементы, включенные в только что выбранный вами диапазон.
Преимущество этого подхода в том, что вы можете изменить любой элемент в этом списке, просто изменив любую ячейку в диапазоне. Любое внесенное вами в него изменение приведет к обновлению каждого созданного вами раскрывающегося списка, в котором вы выбрали этот диапазон в качестве источника.
Этот метод лучше всего подходит, если вы хотите форматировать много ячеек перейти в раскрывающийся список, используя те же элементы списка. Содержимое одного диапазона может управлять элементами всех этих списков, и не имеет значения, сколько их.
Добавление элементов в список
Помимо изменения элементов в вашем ассортименте для обновления списков вы также можете добавлять новые элементы. Вы не сможете добавить элемент в конец диапазона, поскольку выбор диапазона ограничен первой и последней выбранными ячейками.
Вместо этого вам нужно будет вставить новую запись где-нибудь в середине диапазона. Excel будет динамически обновлять выбранный вами диапазон в настройках проверки данных, включив в него новый диапазон, который вы увеличили на одну ячейку.
Для этого:
<р>1. Щелкните правой кнопкой мыши любую ячейку в исходном диапазоне и выберите Вставить в раскрывающемся меню.
<р>2. В небольшом окне выбора выберите Сдвинуть ячейки вниз и нажмите ОК . Это сдвинет все ячейки в диапазоне на одну вниз, вставив пустую ячейку в выбранное вами место.
<р>3. Введите новый элемент, который хотите добавить, в только что созданную пустую ячейку.
Теперь, когда вы выберете значок стрелки вниз справа от созданной вами ячейки раскрывающегося списка, вы увидите новый элемент, который вы только что добавили в диапазон.
Это простой способ добавить новые элементы в раскрывающийся список, но он требует нескольких дополнительных действий. Конечно, это не так просто, как просто добавить новый элемент в конец диапазона..
Если вы хотите это сделать, вам просто нужно изменить способ настройки валидация данных в соответствии с вашим диапазоном. Вы можете узнать, как это сделать, в следующем разделе.
Динамическое добавление элементов в список
Для более удобного способа добавления элементов в раскрывающийся список, просто введя новый элемент в конце настроенного диапазона, вам нужно будет использовать OFFSET функция.
Выбрав ячейку раскрывающегося списка, выберите Данные в меню и Проверка данных на ленте.
В окне «Проверка данных» измените источник на следующее:
=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)
Измените $E$1 и $E:$E в формула, чтобы использовать букву столбца, в который вы ввели свой список. предметов. Нажмите «ОК», чтобы подтвердить новую конфигурацию проверки данных.
Вот как работает эта формула:
Теперь, когда вы добавляете новое значение в этот столбец, параметр высоты функции СМЕЩ увеличивается на единицу, а функция СМЕЩ возвращает весь диапазон, обновленный для включения вашей новой записи.
Чтобы увидеть это в действии, просто добавьте новую запись в свой ассортимент товаров. Щелкните стрелку раскрывающегося списка справа от раскрывающейся ячейки, и вы увидите, что новая запись появится в раскрывающемся списке.
Имейте в виду, что вам может потребоваться использовать полосу прокрутки справа, если у вас длинный список элементов.
Удаление раскрывающегося списка в Excel
Наконец, если вы когда-нибудь захотите удалить раскрывающийся список из любой из ячеек, в которых вы его настроили, просто выберите эту ячейку и снова откройте окно проверки данных.
Измените раскрывающийся список Разрешить на Любое значение и нажмите ОК .
Как только вы измените этот параметр, вы увидите, что ячейка вернется в нормальное состояние.
Создание раскрывающихся списков в Excel
Создать раскрывающийся список в Excel легко, и у вас есть множество вариантов на выбор. Выбор метода зависит только от того, сколько ячеек вы планируете включить в один список элементов и насколько гибким вы хотите, чтобы список элементов был. Если вы планируете часто менять элементы списка, то обязательно используйте динамический подход..
.