Как использовать слияние писем в Word для создания писем, этикеток и конвертов

Слияние писем – это функция Microsoft Word, которая помогает упростить создание персонализированных писем, наклеек, конвертов, электронных писем и каталогов. Поскольку слияние почты не входит в число наиболее часто используемых функций MS Word, некоторые пользователи могут не знать, как выполнить слияние почты в Word для создания писем, этикеток и конвертов.

Если вы пытаетесь сэкономить время, затрачиваемое на персонализацию каждого письма, этикетки или других документов вручную, вам может пригодиться слияние писем. Даже если вы никогда не пытались создать письмо о слиянии, процесс довольно прост, и мы покажем вам каждый шаг ниже.

Как создавать письма слияния

В Microsoft Word есть мастер, который поможет вам пройти через создание писем слияния почты. Мастер запросит письмо, которое вы хотите использовать, и его получателей, поэтому убедитесь, что у вас есть список получателей, готовый к вставке. Если нет, ничего страшного, вы всегда можете добавить список получателей вручную.

Откройте документ Word и введите свое сообщение. Оставьте персонализированные элементы (например, должность, имя, город и т. д.). На данный момент вы можете просто оставить пустое место там, где вы хотите вставить эти элементы, например:

Когда ваш шаблон будет готов, выберите Рассылки >Начать слияние >Пошаговый мастер слияния почты на верхней ленте.

Новая панель появится вдоль правой границы окна MS Word. Это мастер, который проведет вас через весь процесс. На первом этапе вам нужно будет выбрать тип документа, над которым вы работаете. Выберите Буквы и выберите Далее: начальный документ .

В следующем вам нужно будет выбрать документ, который вы хотите использовать для слияния писем.
Если вы уже ввели какое-то содержимое для своего письма, выберите Использовать текущий документ .
Если вы хотите использовать готовый шаблон, выберите Начать с шаблона. Выбрав исходный документ, нажмите Выбрать получателей .

Следующий шаг — выбор получателей. Предполагая, что у вас есть лист Excel, заполненный данными о получателях, вы можете импортировать данные, выбрав параметр Использовать существующий файл и выбрав Обзор в следующем разделе.

.

Перейдите к листу, содержащему список получателей, с помощью проводника, выберите лист и нажмите Открыть .

При выборе листа вы увидите окно Выбрать таблицу . Выберите соответствующую таблицу(и). Обязательно установите флажок рядом с текстом Первая строка данных содержит заголовки столбцов , если это верно для ваших данных, и выберите ОК .

11

Далее вы увидите список получателей, которых Word будет использовать при слиянии. Если все в порядке, выберите ОК .

Добавив лист Excel, выберите Далее: Напишите письмо .

Теперь вы готовы добавить заполнители в свое письмо. Подведите курсор туда, где вы хотите добавить заполнитель, и выберите Дополнительные элементы на панели слияния писем.

Откроется диалоговое окно Вставить поле слияния , в котором вы сможете выбрать соответствующий заполнитель и нажать Вставить , чтобы добавить его в письмо.

После вставки всех полей слияния выберите Далее: просмотреть письма .

Это покажет вам предварительный просмотр всех писем, созданных с помощью слияния. Вы можете использовать кнопки со стрелками на панели слияния писем, чтобы переключать предварительный просмотр писем.

Выберите Далее: завершить объединение . На следующем этапе выберите либо Печать (если вы хотите распечатать все буквы), либо Редактировать отдельные буквы >Все (если вы собираетесь объединить письма в один документ).

Как создавать метки слияния

Всегда полезно аккуратно составить список рассылки в листе Excel, чтобы у вас не кружилась голова, когда вам нужны данные о чьих-то почтовых рассылках. Однако, если вы хотите распечатать этикетки, ваша компиляция листов Excel не поможет. Вместо этого вам понадобится создавать метки слияния почты в MS Word.

Если у вас уже есть лист Excel со сведениями о рассылке, вы можете перейти к следующему шагу. Если нет, организуйте свой список рассылки на листе Excel. Добавьте несколько заголовков (имя, фамилия, адрес и т. д.) и отсортируйте список.

Переключитесь на MS Word. Используйте мастер создания меток. Откройте пустой документ и выберите Рассылки >Выбрать слияние >Пошаговый мастер слияния писем ..

Выберите Ярлыки , а затем Далее: начальный документ .

На следующем экране выберите Изменить макет документа . Затем выберите Параметры этикетки , чтобы указать номер продукта и марку этикетки.

Нажав ОК , вы увидите метки, обведенные в документе. Если вы этого не сделали, перейдите в раздел Дизайн таблиц >Границы и выберите Просмотр линий сетки.

<ол старт="5">

Вернитесь на вкладку Рассылки в MS Word и выберите Выбрать получателей >Использовать существующий список.

Перейдите к файлу Excel, содержащему список рассылки. Выберите файл и нажмите Открыть .

Вы увидите окно Выбрать таблицу . Если в вашей книге несколько листов, вы увидите здесь более одного элемента. Выберите тот, который содержит ваш список рассылки. Установите флажок рядом с текстом Первая строка данных содержит заголовки столбцов и нажмите ОК .

MS Word импортирует список рассылки. Выберите Блокировать адреса . Посмотрите на превью справа.

Если оно выглядит не так, как вы хотите, выберите Сопоставить поля. Убедитесь, что все данные соответствуют соответствующему заголовку вашего листа, и нажмите ОК .

Посмотрите на предварительный просмотр еще раз. Если все выглядит хорошо, нажмите ОК .

Теперь вы увидите <> в метке. Перейдите в раздел Рассылки >Обновить ярлыки , чтобы добавить <> ко всем ярлыкам.

Теперь ярлыки готовы к объединению. Откройте Рассылки >Завершить и объединить >Редактировать отдельные документы .

Вы увидите всплывающее окно. Выберите Все , а затем ОК .

Теперь вы увидите, что все ваши ярлыки объединены.

Как создавать конверты для слияния

Создание конвертов слияния для почты в основном аналогично созданию ярлыков, но с некоторыми изменениями..

Снова нажмите Рассылки >Начать слияние >Пошаговый мастер слияния писем , но на этот раз выберите Конверты , а затем выберите Далее: Начальный документ снизу.

Вам будет предложено выбрать исходный документ. Выберите Параметры конверта , чтобы выбрать размер конверта и расположение адреса доставки/обратки (см. следующий шаг), а затем выберите Далее: выберите получателей .

Когда вы выберете Параметры конверта , вы увидите небольшое всплывающее окно. Выберите предпочитаемый размер конверта, а также шрифт и место для адреса доставки и возврата.

Следующим шагом мастера является выбор получателей. Выберите Использовать существующий список (при условии, что у вас уже есть лист Excel, содержащий данные о получателях), а затем выберите Обзор , чтобы найти файл. Выберите соответствующий файл и нажмите Далее: упорядочить конверт .

На следующем экране выберите Блок адреса , посмотрите на предварительный просмотр, чтобы убедиться, что он выглядит так, как вы хотите, и нажмите ОК .

Теперь на конверте появится <> .

Выберите Далее: просмотр конвертов . Вы увидите тот же предварительный просмотр, что и на предыдущем шаге, но в своем документе. Для переключения между конвертами можно использовать кнопки со стрелками на панели мастера.

Теперь ваши конверты готовы к объединению. Выберите Далее: завершить объединение .

На следующем экране вы увидите опцию Редактировать отдельные конверты . Выберите его, выберите Все , чтобы объединить все записи, и нажмите ОК .

Теперь вы увидите, что все конверты объединены в один документ.

Массовая печать и рассылка по электронной почте стали проще

Использование слияния почты может сэкономить массу времени, которое в противном случае пришлось бы потратить на настройку писем, этикеток или конвертов. Однако это еще не все, что вы можете сделать с MS Word. Вы также можете создать поздравительные открытки, буклеты и Индекс карты.

Слияние почты существует уже давно, но если вы хотите повысить эффективность своих процессов, вам стоит обратить внимание на Microsoft Office 2019 представил несколько интересных функций..

.

Похожие сообщения: