Как запланировать встречу в Microsoft Outlook

Независимо от того, являетесь ли вы новичком в Microsoft Outlook или в сфере проведения встреч, вы можете запланировать встречи за считанные минуты. Выбирайте или добавляйте участников, отслеживайте, кто присутствует, и вносите изменения до даты встречи.

Вот как запланировать встречу в Outlook для следующей конференции, начала или обновления.

Как это сделать Запланировать встречу в Outlook

Если вы хотите запланировать встречу использовать Microsoft Outlook, у вас есть несколько разных способов отобразить окно нового события. Откройте Outlook и перейдите к месту ниже.

Из папки «Входящие» Outlook

При просмотре папки «Входящие» перейдите на вкладку Главная, откройте раскрывающееся меню Новые элементыи выберите Встреча. Вы также можете использовать сочетание клавиш Ctrl+ Shift+ Q.

Хотите создать собрание из определенного электронного письма в Outlook? Нажмите кнопку Другие действия(три точки) в сообщении и выберите Встреча.

Либо выберите электронное письмо, перейдите на вкладку Главнаяи выберите Ответить на собраниина ленте или используйте Ctrl+ Alt+ R.

Из календаря Outlook

Если вы просматриваете календарь Outlook, перейдите на вкладку Главнаяи выберите Новое собраниена ленте. Вы также можете использовать сочетание клавиш Ctrl+ Shift+ Q.

Кроме того, выберите дату, которую хотите использовать, и щелкните время правой кнопкой мыши. Выберите Новое приглашение на собраниеили Новое повторяющееся собраниев соответствии с вашими предпочтениями.

Примечание. Если дважды щелкнуть время в представлении календаря, по умолчанию будет создана встреча, а не собрание.

Введите сведения о собрании

Как только откроется окно новой встречи одним из вышеперечисленных способов, вы сможете добавлять детали в любом порядке.

Введите заголовок, выберите время начала и окончания собрания и при необходимости выберите часовой пояс или установите флажок для собрания на весь день. Вы также можете ввести местоположение или ссылку на онлайн-собрание или использовать кнопки Местоположениеили Поиск помещения, если у вас сохранены элементы такого типа..

Вы также можете повторить встречу, что удобно для встреч, которые вы планируете проводить регулярно. Выберите Сделать повторяющееся(если вы не выбрали «Новое повторяющееся собрание» выше).

Затем выберите время начала и окончания, шаблон повторения и диапазон повторения. Нажмите ОК, когда закончите вставлять эту информацию в окно собрания.

Если вы хотите прикрепить файл, вставить изображение, запланировать собрание Microsoft Teams или нарисовать иллюстрацию, используйте дополнительные вкладки и параметры ленты вверху.

Как добавить участников

Как и при создании собрания в Outlook, у вас есть несколько способов добавить участников. Вы можете включить участников в любой момент во время настройки собрания. Чтобы пригласить участников после того, как вы запланировали собрание, перейдите в следующий раздел.

Ввести участников собрания

Вы можете быстро добавить участников на собрание, введя их имена или адреса электронной почты в поле Обязательно(для тех, кто должен присутствовать) или Необязательно(для тех, кто может присутствовать) на странице верхнюю часть окна.

Чтобы добавить участников из адресной книги Outlook, нажмите кнопку Обязательноили Необязательно.

<старый старт="2">

Во всплывающем окне выберите Адресную книгувверху, если у вас их несколько. Затем выберите контакт и нажмите кнопку Обязательноили Необязательновнизу, чтобы добавить его к собранию.

Выберите ОК, и вы увидите контакты, добавленные в ваш запрос на встречу.

Используйте помощника по планированию

Другой способ добавить участников собрания — использовать Помощника по планированию. Эта функция доступна пользователям Майкрософт 365 и пользователей Exchange.

Перейдите на вкладку Помощник по планированиюи выполните одно из следующих действий:

Введите имена или адреса электронной почты ниже Все участникислева. Вы увидите разделы Обязательный участники Необязательный участник, поэтому обязательно вводите имена в правильных областях..

Выберите Добавить участниковна ленте, чтобы выбрать участников из адресной книги.

Завершив использование Помощника по планированию, выберите вкладку Собрание, чтобы вернуться к настройке собрания.

Как отслеживать участников

Чтобы узнать, кто принял, отклонил, мог бы присоединиться (предварительно) или не ответил на ваш запрос на собрание, перейдите в Календарь в Outlook.

Дважды щелкните собрание, чтобы открыть его и перейти на вкладку Отслеживание. Вы увидите каждого приглашенного, если они обязательны или необязательны, и их ответ на ваше приглашение на встречу справа.

Как редактировать существующие встречи

Все время возникают ситуации, которые могут потребовать от вас изменить запланированную встречу. Например, вы можете добавить или удалить участников, изменить дату и время или включить файл.

Выберите значок Календарьна панели навигации слева и дважды щелкните собрание в календаре, чтобы открыть его.

<старый старт="2">

Вы можете добавить участников, как описано выше, введя их имя или адрес электронной почты, используя кнопку «Обязательно» или «Необязательно» или с помощью Помощника по планированию. Вы также можете удалить участника, удалив его имя рядом с полем Обязательноили Необязательно.

Внесите любые другие изменения в мероприятие по мере необходимости и нажмите Отправить обновление, когда закончите.

В зависимости от внесенных вами изменений вас могут спросить, хотите ли вы отправлять обновления добавленным, удаленным или всем участникам. Выберите вариант отправки обновления.

Изменения для организаторов, не участвующих в собраниях

Если вы не являетесь владельцем встречи, но хотите обновить мероприятие, добавив новых участников, это вариант.

Чтобы добавить участника, откройте встречу в календаре и перейдите на вкладку Собрание. Либо выберите раскрывающееся меню Переслатьв разделе «Действия» и выберите параметр «Переслать», либо выберите раскрывающееся меню Ответитьи выберите Переслать.

Выберите участника из своей адресной книги или введите его имя или адрес электронной почты в поле Обязательноили Необязательнои нажмите Отправить..

Организатор встречи получит уведомление о том, что вы перенаправили встречу другому человеку, и увидит все другие внесенные вами изменения.

Примечание. Если организатор собрания отключил переадресацию, вы не сможете отправить приглашение на собрание другому участнику.

Как начать поздно или Завершить раньше

В Outlook для Microsoft 365 предусмотрена удобная функция автоматического позднего начала собраний или раннего их завершения. Это полезно, поскольку дает каждому несколько дополнительных минут между собраниями.

Выберите вкладку Файли выберите Параметры. Затем выберите Календарьв левой части окна «Параметры календаря».

Справа перейдите в раздел «Параметры календаря» и установите флажок Сократить встречи и собрания. В раскрывающемся меню выберите Завершить раньшеили Начать позже.

Затем выберите количество минут для собраний продолжительностью менее одного часа и собраний продолжительностью один час или дольше.

По завершении нажмите ОК. Затем вы увидите, что время начала или время окончания автоматически обновляются в соответствии с выбранным временем при создании нового собрания.

Готовьтесь к встрече

Настроить встречу в Outlook очень просто. При необходимости вы можете добавить нескольких участников, прикрепить элементы и внести изменения перед собранием.

Теперь, когда вы знаете, как запланировать встречу в Outlook, ознакомьтесь с разделом как добавить Zoom в Microsoft Outlook для видеозвонков.