Как отслеживать изменения в Документах Google

Документы Google — это часть набора облачных инструментов повышения производительности Google. Это упрощает совместную работу над документами и обмен ими с другими. Мы покажем вам, как отслеживать изменения в Документах, чтобы вы могли видеть, что изменилось в последней версии.

Разница с отслеживанием изменений в Word

В Microsoft Word совместная работа над документами происходит последовательно. Один человек включает «Отслеживать изменения», работает над документом, завершает редактирование и отправляет документ на проверку следующему человеку. Этот человек может просматривать отслеживаемые изменения и вносить изменения, создавая таким образом несколько версий одного и того же документа.

В Документах Google нет нескольких версий документа, есть только одна копия в облаке, которую могут редактировать одновременно несколько пользователей.

Если вы хотите узнать другие различия, посетите Документы Google и Microsoft Word – в чем различия?

Не забудьте поделиться своим документом

Если вы хотите отслеживать изменения в Документе Google, чтобы другой человек мог их просмотреть, вам необходимо предоставить доступ к документу этому человеку.

Чтобы поделиться документом с другим человеком:

Нажмите кнопку Поделиться в правом верхнем углу Документа Google.

Введите адрес электронной почты человека в разделе Добавить людей и группы .

Завершив добавление списка людей, выберите их роль в раскрывающемся меню справа .

Установите или снимите флажок, который уведомляет их о том, что вы предоставили общий доступ к документу.

При необходимости напишите объяснительную.

Выберите Отправить .

Проверьте историю изменений документа

Документы Google хранят историю документа с момента его создания. Поэтому даже если вы забыли или не знали, как отслеживать изменения в своем Google Документе, вы всегда можете найти их, используя историю изменений документа:

Откройте Документ Google .

Выберите «Файл» >«История версий» >«Просмотреть историю версий». .

На правой панели вы увидите время, дату и автора каждого сеанса редактирования этого документа. Вы можете нажать на любой из них и просмотреть изменения, внесенные каждым редактором.

Нажимая три вертикальные точки на любой автоматически созданной версии, вы можете дать конкретной версии имя или сделать копию в виде нового отдельного документа Google.

Вы также можете восстановить документ до любой предыдущей версии, если кто-то внес в текст деструктивные изменения.

Использовать режим предложений

Режим предложения – это наиболее близкая функция отслеживания изменений, которую вы найдете в Документах Google. Это особенно полезно, если вас пригласили редактировать документ, написанный кем-то другим.

При использовании режима предложения:

Вы увидите изменения, внесенные другим цветом.

Вы также увидите эти изменения, обобщенные в виде комментариев в правой части документа.

Вы и другие редакторы можете обмениваться сообщениями в чате по поводу отдельных изменений в этих пузырьках комментариев.

Когда вы согласились на изменение, просто установите флажок, чтобы принять его, или нажмите X, чтобы отклонить его.

Вот пример того, как это выглядит:

Включить режим предложений очень просто:

Выберите раскрывающееся меню с помощью значка карандаша .

Выберите Предложить или нажмите зеленую кнопку быстрого доступа к предложению при наведении курсора на страницу.

Теперь вы готовы вносить любые изменения в документ, не меняя текст навсегда.

Оставлять комментарии для других пользователей

Помимо автоматических предложений вы также можете оставлять комментарии для других редакторов и авторов, чтобы придать вашим предложениям больше контекста.

Чтобы оставить комментарий:

Откройте Документ Google .

Выделите текст, который вы хотите прокомментировать, или поместите курсор в то место, где вы хотите оставить комментарий.

Выберите Вставка >Комментарий или воспользуйтесь синим знаком «+», который появляется справа от страницы при наведении на нее курсора.

Введите комментарий и нажмите кнопку Комментарий .

Помните, что вы можете отмечать других редакторов символом @. Вы также можете использовать функция живого чата, если другие авторы находятся в сети одновременно с вами.

Загрузите документ в формате Word

Вы можете преобразовать предложения в отслеживаемые изменения, загрузив документ Google в виде документа Word. При открытии в Word предложения будут отображаться как отслеживаемые изменения с сохранением всех комментариев. Вот как это сделать:

Выберите Файл >Загрузить >Microsoft Word ..

Примечание . Загруженный документ теперь не зависит от Google Doc в облаке. Никакие изменения, внесенные в этот документ, не отразятся в облачной версии. Если вы хотите поделиться изменениями в документе Word, вам придется загрузить его как новый документ Google и опубликовать его с нуля.

Мы не рекомендуем редактировать таким образом в Word и Docs, поскольку это может занять много времени, вызвать проблемы с форматированием и привести к путанице. Хорошей альтернативой является использование Майкрософт 365, которое включает аналогичные облачные функции и возможности совместной работы.

Никогда больше не теряйте след

Теперь вы можете отслеживать изменения и делиться ими в Документах Google. Просто не забудьте поделиться этой статьей с другими редакторами, работающими с вами над документом, поскольку им всем придется активировать режим предложений самостоятельно.