Как объединить почту из Excel в Microsoft Word

Если вы хотите создать слияние писем из Excel в Word, это нечто большее, чем просто подключение рабочего листа. Независимо от того, настраиваете ли вы лист Excel с нуля или импортируете текстовый или CSV-файл, вам необходимо убедиться, что ваши данные структурированы правильно.

Мы покажем вам, как отформатировать список рассылки в документе Microsoft Excel, чтобы при подключении его к Слово для слияния почты все работало правильно.

Импортировать файл в Excel

Если у вас есть текстовый файл или файл CSV в качестве источника данных для списка рассылки, вы можете импортировать его в файл Excel. Отсюда вы можете правильно упорядочить и отформатировать данные, прежде чем подключать их с помощью функции слияния почты или мастера в Word.

Хотя этот процесс аналогичен для версий Excel, он немного отличается для Microsoft 365 от Excel для Mac или других версий Excel.

Импорт файла с помощью Microsoft 365

Если вы используете Excel с Microsoft 365 в Windows, выполните следующие действия, чтобы импортировать файл данных.

Перейдите на вкладку Данныеи выберите Из текста/CSVв разделе «Получить и преобразовать данные» на ленте.

Найдите и выберите файл. Затем выберите Импорт.

Во всплывающем окне подтвердите или отредактируйте три раскрывающихся меню вверху: «Происхождение файла», «Разделитель» и «Определение типа данных».

<старый старт="4">

Чтобы отформатировать поля при импорте, выберите Преобразовать данные. Примечание. Если вы планируете отформатировать их позже, выберите Загрузить, чтобы импортировать данные напрямую.

Если вы выберете Преобразовать данные, выберите первый столбец, который вы хотите отформатировать, в открывшемся окне Power Query.

Затем перейдите на вкладку Главнаяи используйте раскрывающийся список Тип данныхв разделе «Преобразование», чтобы выбрать формат.

Выберите Заменить текущий.

Продолжите этот процесс для каждого столбца в наборе данных.

После завершения вы увидите результаты предварительного просмотра и сможете выбрать Закрыть и загрузитьна вкладке Главная..

Вы получите импортированный файл с указанием количества загруженных строк. Затем вы можете внести дополнительные изменения по мере необходимости и сохранить файл.

Импортировать файл с использованием других версий Excel

Если вы используете Excel на Mac или другую версию, например Excel 2013, выполните следующие действия, чтобы импортировать текстовый файл или файл CSV.

Перейдите на вкладку Данные, откройте меню Получить данныеи выберите Из текста.

Найдите и выберите файл. Затем выберите Импортироватьили Получить данные.

В окне мастера импорта текста выберите С разделителямии при необходимости укажите «Начать импорт со строки», «Начало файла», а также указать, содержат ли ваши данные заголовки столбцов. Выберите Далее.

На следующем экране установите флажок для типа разделителя, который вы используете, например табуляции, запятой или пробела, и выберите Далее.

<с>15

На последнем экране у вас есть возможность отформатировать данные. Для этого выберите каждый столбец и выберите формат его данных вверху. Обратите внимание на даты: вы можете выбрать структуру; для числовых данных вы можете выбрать Дополнительно, чтобы выбрать разделители десятичных чисел и тысяч. Выберите Готово.

В диалоговом окне «Импорт данных» выберите ячейку для Существующего листаили выберите Новый листдля данных. Выберите Импорт.

После этого ваш список получателей будет импортирован и готов к просмотру, редактированию и сохранению.

Настройте рассылку Список в Excel

Импортируете ли вы файл, как описано выше, или создаете список рассылки в Excel с нуля, следует помнить о нескольких вещах. Это может потребовать от вас корректировки данных Excel.

Убедитесь, что:

Данные имеют правильный формат текста, процентов и чисел (описано ниже).

Имена столбцов на вашем листе соответствуют именам полей, которые вы планируете использовать в Word.

Данные находятся на первом листе вашей книги..

Книга сохраняется локально (на вашем компьютере).

Редактирование или изменения завершаются перед подключением листа в Word.

Форматирование списка рассылки в Excel

Помимо управления данными вашего списка рассылки в Excel, вы должны быть уверены, что они отформатированы правильно. Это обязательно для процентов и почтовых индексов.

Проценты: по умолчанию проценты умножаются на 100. Если вы хотите избежать этого расчета, отформатируйте проценты как текст.

Числа: форматируйте числа в соответствии с их категориями. Например, используйте Валюту для сумм в долларах.

Почтовый индекс или почтовый индекс: отформатируйте почтовый индекс или почтовый индекс как текст. Если вы отформатируете их как числа, вы потеряете ведущие нули для таких кодов, как 00321.

Чтобы отформатировать данные, выберите столбец, перейдите на вкладку Главнаяи выберите формат в раскрывающемся списке Числовой формат.

<с>19

Имейте в виду, что хотя вы форматируете данные в соответствии с их категорией, они не отображают соответствующие символы при подключении к Word. Например, когда вы сопоставляете проценты, вы увидите только число, а не знак процента. Вам следует добавить нужные символы рядом с сопоставленными полями в документе слияния почты Word.

Готово к слиянию

Как только список получателей будет готов к работе в Excel, пришло время использовать функцию слияния почты Word, чтобы завершить процесс. Персонализированные письма или сообщения электронной почты: подробную информацию можно найти в нашем руководстве для создание слияния писем в Microsoft Word.

Кроме того, вы можете узнать, как создавать метки в документе Word из таблицы Excel.