Попытка заполнить ячейки Excel, содержащие текст или данные из нескольких других ячеек листа, может занять очень много времени. Это особенно актуально, если в таблице сотни или тысячи строк.
Как только вы научитесь правильно использовать Flash Fill в Excel, вы сможете позволить Excel выполнять всю тяжелую работу. Вы просто вводите пару записей в ячейки вручную, чтобы помочь Excel точно понять, что вы пытаетесь сделать. Затем Excel выполняет остальную работу для остальной части таблицы.
Если вам хотелось бы попробовать этот совет, позволяющий сэкономить время, давайте посмотрим, как вы можете использовать эту функцию для повышения собственной продуктивности.
Примечание . Функция мгновенного заполнения в Excel доступна только в Excel 2013 и более поздних версиях.
Как использовать Flash Fill в Excel
Самое простое применение Flash Fill в Excel — соединение двух слов вместе. В приведенном ниже примере мы покажем вам, как использовать функцию «Быстрая заливка», чтобы быстро объединить имя и фамилию в третью ячейку для полного имени.
В этом примере столбец C содержит имя, столбец D содержит фамилию, а столбец E — это столбец полного имени.
Используя это «обучение», Excel предоставит предварительный просмотр того, что, по его мнению, вы хотите напечатать. Он даже покажет вам, как будут заполняться остальные ячейки для остальной части столбца.
Как видите, функция быстрого заполнения может сэкономить огромное количество времени, если сравнить ручной ввод одной ячейки и Enter с необходимостью вручную вводить имена для всех ячеек в новом столбце.
Если вы заметили, что функция «Быстрая заливка» не работает, вам необходимо включить функцию «Быстрая заливка» в Excel. Вы можете узнать, как это сделать, в последнем разделе этой статьи.
Параметры быстрой заливки Excel
Когда вы выполните описанные выше шаги быстрого заполнения, вы заметите, что рядом с заполненными ячейками появится небольшой значок. Если вы выберете стрелку раскрывающегося списка справа от этого значка, вы увидите некоторые дополнительные параметры, которые можно использовать с функцией мгновенного заполнения.
Используя параметры мгновенной заливки в этом раскрывающемся списке, вы можете:
Как только вы выберете «Принять предложения», вы увидите, что числа «выбрать» для «измененных ячеек» упадут до нуля. Это связано с тем, что как только вы примете изменения, содержимое ячеек больше не будет считаться «измененным» функцией мгновенного заполнения.
Как включить мгновенное заполнение в Excel
Если вы заметили, что Excel не обеспечивает предварительный просмотр быстрой заливки, когда вы начинаете вводить вторую ячейку, возможно, вам необходимо включить эту функцию.
Для этого:
Выберите Файл >Параметры >Дополнительно . Прокрутите вниз до раздела Параметры редактирования и убедитесь, что выбраны параметры Включить автозаполнение для значений ячеек и Автоматическое мгновенное заполнение .
Нажмите ОК для завершения. Теперь, когда вы в следующий раз начнете вводить вторую ячейку после заполнения первой, Excel должен обнаружить шаблон и предоставить вам предварительный просмотр того, как, по его мнению, вы хотите заполнить остальные ячейки столбца.
.Вы также можете активировать функцию быстрого заполнения для выделенной ячейки, выбрав значок быстрого заполнения в меню Данные в группе Инструменты с данными на ленте.
Вы также можете использовать его, нажав Ctrl + E на клавиатуре.
Когда использовать Flash Fill в Excel
Объединение полных имен из двух столбцов – это простой пример использования быстрой заливки в Excel, но у этой мощной функции есть множество более сложных применений.
Имейте в виду, что какой бы полезной ни была функция мгновенного заполнения, она не будет автоматически обновляться при изменении исходных ячеек.
Например, в примере с именем и фамилией в первом разделе этой статьи вы можете добиться того же результата, используя Функция объединения и затем заполняя остальную часть столбца этой функцией.
=CONCATENATE(C2», «,D2)
При этом, если какая-либо из первых двух ячеек изменится, полное имя обновится. Недостатком этого подхода является то, что если вы удалите любой из первых двух столбцов, столбец «Полное имя» очистится или отобразит ошибку.
Вот почему функцию мгновенного заполнения в Excel лучше всего использовать, если вы хотите полностью и навсегда преобразовать исходные столбцы в новую отформатированную строку или число.
.