Поиск того, как стать более организованным и тратить меньше времени, — это постоянная борьба, особенно для очень занятых людей.
Существует бесчисленное множество книг и тысячи статей, посвященных принципам «Как привести дела в порядок» (GTD). Но многим людям идеи и принципы GTD могут показаться настолько сложной работой, что, когда вы закончите ее организацию, у вас не останется времени на выполнение какой-либо работы.
Вот почему так важно настроить приложения и средства автоматизации, которые реализуют за вас многие принципы GTD. Или, по крайней мере, то, как вы используете эти приложения, должно упростить организацию и эффективность работы.
Освободите свой разум от беспорядка с помощью почтового ящика
Когда вы хотите добиться цели, «входящие» имеют решающее значение. Не почтовый ящик электронной почты, а почтовый ящик задач.
Самый важный способ помочь вашему разуму оставаться сосредоточенным и более организованным — это убрать беспорядок. Беспорядок означает те идеи или моменты, когда вы вспоминаете задачи, которые вам нужно выполнить. Отбросив мимолетные отвлекающие факторы во входящие, вы сможете выбросить их из головы и не отвлекаться.
Неважно, какое приложение для дел вы используете для этого, главное, чтобы оно имело почтовый ящик. Лучше всего, если приложение включает в себя как веб-инструмент, так и мобильное приложение, чтобы вы могли собирать эти идеи независимо от того, где вы находитесь и чем занимаетесь.
Сделайте еще один шаг вперед, интегрировав свой почтовый ящик с учетной записью электронной почты. Например, вы можете установить Плагин ToDoist для Gmail Chrome, который интегрирует ToDoist с вашей учетной записью Gmail.
С помощью этого плагина вы можете выбрать значок ToDoist вверху открытого электронного письма и использовать функцию Быстрое добавление задачи , чтобы добавить электронное письмо в свой почтовый ящик в качестве новой задачи.
Это позволяет вам не тратить время на выполнение мелких задач, пока вы пытаетесь позаботиться о своем почтовом ящике. Просто отложите электронные письма, которые требуют вашего времени, в качестве новой задачи и двигайтесь дальше.
Большинство приложений для управления делами обычно имеют расширение Chrome для браузера.
Это позволяет вам добавить новую задачу на основе информации, которую вы читаете на веб-странице. Идея состоит в том, чтобы предоставить себе быстрые и простые способы добавлять идеи в свой почтовый ящик, чтобы вам не приходилось запоминать их позже..
Один из лучших способов быть более организованным — сохранять ясность и свободу ума.
Держите свой календарь в порядке
Слишком много людей пытаются использовать свой календарь и почтовый ящик для одного и того же; для отслеживания задач. Календарь предназначен не для этого.
В календаре вы планируете только события, связанные со временем. Не все задачи. Ваш календарь должен включать только следующие элементы:
Эти блоки «время фокусировки» не должны быть связаны с конкретными задачами внутри календаря. Для этого предназначен ваш список дел, и в нем вы решаете, над какой задачей вы будете работать дальше в течение этих блоков времени.
Помимо повторяющихся событий, встреч и времени для сосредоточения внимания, остальная часть вашего календаря должна оставаться открытой для встреч или других неожиданных задач.
Если у вас есть свободное время, вы всегда можете заполнить его, уделив больше времени своим задачам. Если встречи запланированы на большее время, переместите их по мере необходимости.
Вы заметите, что в календаре выше есть Постановка задач каждое утро и Еженедельный обзор задач по пятницам. Здесь вы сортируете свой почтовый ящик, а также планируете и расставляете приоритеты для своих проектов, как описано в разделах ниже.
Вычеркивайте список дел, меняя приоритеты
Жизнь быстро меняется, и эти изменения могут изменить ваши приоритеты.
Любой список дел, который вы используете, должен быть организован с учетом проектов высшего уровня, отражающих жизненные приоритеты. Например, в число наиболее важных областей моей жизни, на которых я концентрируюсь при выполнении своих задач, входят:
Во время еженедельного обзора задач вам нужно просмотреть все области задач и убедиться, что задачи, которые вы включили во все эти проекты, по-прежнему актуальны и важны.
Это можно сделать, изменив уровень приоритета задач или полностью удалив их.
Один из важнейших принципов GTD — избавление от вещей, которые больше не важны. Это задачи, которые просто занимают место и создают беспорядок. Избавление от беспорядка — один из лучших способов стать более организованным..
При рассмотрении каждой задачи выполните три шага.
Простой способ убедиться, что вы делаете это еженедельно, — использовать мобильное приложение «Списки дел» и просматривать задачи и приоритеты, пока вы отдыхаете дома. Посидите на террасе, выпейте кофе, просмотрите и расставьте приоритеты своих задач.
Правильно планируйте проекты и переоценивайте время
Каждое утро просматривайте список дел и планируйте два основных компонента каждой задачи.
Оценка времени — это просто оценка усилий. Если бы вам дали один сеанс целиком, он бы занял 5–15 минут, 15–30 минут, 30–60 минут или больше часа? Создайте цветные метки для этих временных интервалов и применяйте их к каждой новой задаче.
Оценивая время, необходимое для выполнения задач, всегда слегка завышайте его. В противном случае у вас постоянно будет не хватать времени, а задачи не будут завершены.
Критичность каждой задачи заключается в том, как скоро вам нужно ее выполнить? Ваш начальник сказал, чтобы отчет был готов к пятнице? Это «Приоритет 1», который вам следует выделить красным. Это глава книги, которую вы хотели бы когда-нибудь написать? Это «Приоритет 3», выделенный синим цветом.
Конкретные цвета не имеют значения, если вы понимаете, что они означают.
Объединяйте задачи с любимыми делами
Не все должно казаться рутинной работой. Фактически, чем больше задач вы сможете объединить друг с другом, тем больше времени вы освободите.
Вот несколько примеров.
Проявив немного творчества, вы можете объединить многие задачи в своем списке дел и выполнить несколько задач в совпадающие часы вашего расписания..
Подобный творческий подход к тайм-менеджменту является ключом к сверхэффективности использования принципов GTD.
Отдавайте предпочтение времени, а не важности
Когда вы расставляете приоритеты задач, не думайте о них с точки зрения того, насколько они важны для ваших долгосрочных целей. Думайте о них с точки зрения срочности.
Насколько срочно вам необходимо выполнить эту задачу? Что бы произошло, если бы вы потратили на это еще один день или еще неделю?
Единственные задачи, которые должны иметь «Приоритет 1», — это те, у которых есть жесткий срок выполнения в 24 часа. Если у вас есть еще несколько дней (позже), сделайте это «Приоритетом 2». Для любых задач, которые вы хотели бы закончить «когда-нибудь», если у вас есть время, установите для них «Приоритет 3».
Каждое утро просматривайте свой распорядок дня, чтобы убедиться, что он сбалансирован и реалистичен.
Если красного цвета много, взгляните на оценки времени, необходимые для выполнения этих задач, и убедитесь, что они укладываются в выделенные вам блоки времени. Если нет, то вам нужно связаться с тем, кто установил для вас крайний срок, и либо попросить перенести срок на более поздний срок, либо делегировать его кому-то из вашей команды, у которого есть время.
Вы должны иметь дело со всем с точки зрения «времени». Важность означает «сколько времени у меня осталось на выполнение этой задачи?»
Как только в течение дня придет время сосредоточиться, закройте все остальное (включая электронную почту) и приступайте к выполнению этих задач.
Эффективно используйте напоминания
Напоминания могут сильно раздражать, если вы не используете их эффективно. Вам следует устанавливать напоминания только для задач, связанных со временем, таких как встречи или собрания.
Вам не нужны напоминания о рабочих задачах, поскольку в вашем календаре есть время, посвященное их решению.
Вам также следует настроить напоминания на устройствах, которые вы будете использовать, когда произойдет это событие. Например:
Всегда думайте о том, где вы будете находиться непосредственно перед тем, как вам нужно будет выполнить задачу, и соответственно устанавливайте правильное напоминание на нужном устройстве и в нужном приложении..
Эффективно используйте сеансы целенаправленной работы
Итак, пришло время сосредоточиться. Что теперь?
Убедитесь, что ваша среда способствует сосредоточенности и продуктивности. Закройте дверь офиса. Сыграйте на любимая успокаивающая музыка. Сядьте за компьютер и сосредоточьтесь только на текущей задаче и ни на чем другом.
Время концентрации — ваше время проявить себя. Это когда ты, наконец, доводишь дела до конца. Ваша конечная продуктивность в конце дня во многом зависит от того, насколько хорошо вы сможете сосредоточиться во время «времени сосредоточения».
Хотите повысить свою продуктивность? Используйте онлайн-приложение Pomodoro, чтобы делать короткие перерывы через регулярные промежутки времени. Это поможет вам оставаться бодрым и сосредоточенным.
Не забудьте сосредоточиться на общей картине
Не реже одного раза в месяц вам следует пересматривать свои общие цели, чтобы убедиться, что все, над чем вы работаете, соответствует вашим большим жизненным целям.
Не знаете, что это за цели и как разбить их на более мелкие части? Я настоятельно рекомендую использовать приложение для планирования целей, например Цель.
Это творческий способ визуализировать важные жизненные цели внутри круга. Разветвление этого круга — это то, чего вам нужно достичь для достижения этих больших целей. Чем дальше вы продвигаетесь, тем мельче становятся цели. Внешние кольца образуют блоки, содержащие задачи, над которыми вы сейчас работаете.
Ежемесячный пересмотр круга целей по мере изменения вашей жизни поможет вам избавиться от вещей, которые больше не имеют для вас значения, и добавить новые вещи, которые имеют для вас значение.
Используйте эти более крупные цели, чтобы определить, как навести порядок и расставить приоритеты в задачах, которые вы включили в свой список дел.
Если Goalscape вам не подходит, есть множество других приложения для планирования целей на выбор.
Не планируйте и не организуйте слишком много
Самое главное, позвольте инструментам делать свою работу. Вам следует тратить только обзорные сессии на организацию и планирование, но не уделяйте столько времени планированию и организации задач, чтобы не выполнить никакой реальной работы.
Вот почему планирование ежедневных, еженедельных и ежемесячных обзорных сессий помогает стать более организованным. Это время, посвященное управлению вашей рутиной GTD. Помимо этого, речь идет о… достижении цели..
Какие у вас есть советы, как добиться цели? Есть ли что-нибудь, что мы здесь еще не рассмотрели? Дайте нам знать в комментариях.
.