Советы Todoist GTD, которые помогут повысить вашу продуктивность

Являетесь ли вы опытным экспертом по GTD в режиме «Getting Things Done» или только начинаете изучать процесс GTD, Тодоист — безусловно лучшее приложение для создания списка дел для поддержки вашего GTD. рабочий процесс.

Почему это? Существует множество причин, связанных с его функциями, макетом и тем фактом, что функциональность по умолчанию естественным образом поддерживает структуру GTD, которую вы создадите внутри нее.

Даже если вы никогда не слышали о GTD, ниже приведены основные советы по GTD, которые помогут вам начать работу, а также способы использования Todoist для этого.

Примечание . Точная версия GTD, используемая в этой статье, построена на принципах, изложенных Карлом Пуллейном и его Онлайн-класс «Ваша цифровая жизнь 3.0» (который я настоятельно рекомендую). В этой статье рассказывается только о том, как использовать Todoist как часть этой системы. Есть много подробностей, которые нам не хватит места для включения в эту статью.

Что такое достижение цели (GTD)?

Принципы «Как привести дела в порядок» существуют уже давно. Не существует каких-то готовых инструментов или приложений, которые вы должны использовать, но основные принципы любого подхода по сути одинаковы.

GTD помогает очистить разум от всего, что в нем крутится весь день. Это освобождает ваш мозг и позволяет сосредоточиться на стоящей перед вами задаче, а не постоянно отвлекаться.

Это работает, предлагая вам ряд шагов, которые вы выполняете каждую неделю, чтобы оставаться организованным. Эти шаги включают в себя:

Фиксация каждой возникающей идеи, задачи, действия или встречи. Вы можете быть в середине совещания, и ваш начальник дает вам задание. Вы можете гулять в парке, и вам в голову приходит отличная идея для книги, которую вы хотите написать. Неважно, когда, где и как — всякий раз, когда вы думаете о чем-то, что вам нужно сделать, вы записываете это в свой «Входящие».

Проясните эти идеи, разбив их на задачи, назначив им приоритет и указав срок выполнения, если вы готовы над ними работать в ближайшее время.

Организация задач путем помещения их в корзину, к которой вы в конечном итоге доберетесь, в зависимости от приоритета. Если вы планируете приступить к выполнению задачи в ближайшее время, вы также добавите ее в свой календарь (и Todoist поможет вам это автоматизировать).

Просматриваем каждую «корзину» и перемещаем все организованные идеи вверх по лестнице до тех пор, пока самые актуальные из них не попадут в ваш календарь и ваше время для сосредоточения..

Направьте все свое внимание на те задачи, которые наконец-то оказались перед вами, в запланированное вами время.

GTD не только поможет вам стать более продуктивным и организованным, но также поможет вам достичь уровня Входящие ноль (в вашем почтовом ящике больше не будет писем), потому что вы получите никогда не откладывай на потом на входящие электронные письма. Вы сразу все обработаете, используя систему GTD, описанную выше.

Как построить структуру Todoist GTD

Теперь, когда вы знаете основные принципы GTD, давайте подробнее рассмотрим, как Todoist может вам помочь.

Первое, что вам нужно сделать, — это создать новую родительскую структуру «Проекты» в Todoist, содержащую все сегменты для организации различных входящих задач.

Эти сегменты (родительские папки) включают:

Входящие : сюда попадают все поступающие идеи. Когда вы получаете электронное письмо, требующее действия, вы помещаете действие сюда и немедленно архивируете электронное письмо. Если вы получите элемент действия на собрании, вы поместите его сюда. Все, что вам нужно сделать, попадает прямо в ваш почтовый ящик.

Примечание . В Todoist есть раздел «Входящие» по умолчанию, поэтому вам не придется создавать его вручную.

Следующие несколько папок проекта, которые вы создадите, — это места, куда вы будете перемещать элементы во время ежедневных сеансов разъяснения и организации в конце дня. К ним относятся:

На этой неделе : элементы, над которыми вы хотите поработать немедленно, в течение текущей недели, перейдут в этот проект. Разместив их здесь, вы также назначите срок выполнения. Если вы интегрируете Todoist со своим календарем, Todoist автоматически добавит его в ваш календарь.

На следующей неделе . Элементы из папки «Входящие», которые вы хотите сделать в ближайшее время, но не настолько срочные, что вам нужно сделать их на этой неделе, перейдут в ваш проект на следующей неделе. Срок сдачи не требуется.

В этом месяце . В этот проект перейдут задачи, которые вы хотите сделать довольно скоро, но можете подождать неделю или две. Не указывайте здесь срок сдачи.

Следующий месяц : задачи, которые вы хотите выполнить в конечном итоге, но знаете, что они могут подождать довольно долго, будут помещены в папку «Следующий месяц» без даты выполнения.

Есть еще два проекта, которые вам нужно создать для особых задач..

Повторяющиеся области деятельности . Это действия, которые вам необходимо делать регулярно, связанные с важными для вас целями, например ежемесячное посещение онлайн-курсов.

Распорядок дня . Это задачи, которые могут не иметь отношения к вашим целям, но которые вам придется выполнять каждую неделю, например упражнения или клубные встречи.

Создание повторяющихся задач

У вас наверняка должно быть много дел, которые нужно делать каждый день или каждую неделю. Выбросьте эти мысли из головы, добавив их в свой проект Повторяющиеся области внимания (если они связаны с важными для вас целями).

Также рекомендуется включить повторяющиеся области внимания в качестве подпроекта этой недели.

Все повторяющиеся задачи, которые являются лишь частью вашей жизни, но на самом деле не способствуют достижению жизненных целей, добавьте их в проект Routines .

Не забудьте добавить ко всем этим срокам выполнения и пометить их как повторяющиеся. Таким образом, они автоматически появятся в разделах Сегодня и Предстоящие Todoist без вашего участия.

Использование папки «Входящие»

В течение недели, когда у вас возникнут новые проблемы, с которыми вам придется разобраться, просто отправляйте их в свой почтовый ящик Todoist.

Таким образом, вы не будете отвлекаться и будете знать, что не забудете заняться этими задачами позже, когда у вас будет время.

Каждую неделю в одно и то же время вы выделяете около 20–30 минут на обработку папки «Входящие». В течение этого времени просто прорабатывайте одну задачу за раз и решайте, насколько важно выполнить эту задачу и в какие сроки.

Например, я знаю, что со временем хочу починить колоду, но сейчас еще зима. Итак, я перенесу эту задачу в режим Долгосрочная/Приостановленная .

Далее я знаю, что мне нужно пройти ежегодный медицинский осмотр, но в этом месяце я занят, и не будет иметь большого значения, если я подожду до следующего месяца, чтобы запланировать его. Итак, я перенесу это в проект Следующий месяц .

Наконец, я знаю, что хочу написать статью на Online-Tech-Tips.com на этой неделе. Поэтому я назначаю день и время в течение недели, когда хочу это сделать..

Затем переместите эту задачу в проект На этой неделе .

Мне удалось обработать эти три сообщения, которые я добавил в папку «Входящие» в течение дня, примерно за пять минут.

Я знаю, что не забуду их, потому что теперь они есть в моей организованной системе ToDoist GTD. Все расписано на неделю, и мне не нужно ни о чем думать, кроме как усердно работать над каждой задачей, когда ее приходит в моем календаре.

Управление на этой неделе

Когда вы подойдете к концу каждой недели, вы заметите, что в вашем проекте на этой неделе в конечном итоге не останется активных элементов.

Назначайте время каждую неделю (обычно конец дня в пятницу или какое-то время на выходных), чтобы переносить задачи из проекта Следующая неделя в проект Эта неделяпроект. При этом назначьте сроки сдачи.

Повторите эти действия для элементов в папках «В этом месяце», «Следующем месяце» и «Долгосрочный/отложенный».

Помните : вам не нужно перемещать элемент, если он по-прежнему не кажется срочным. Вы также можете удалять задачи, которые, по вашему мнению, больше не имеют для вас значения.

Не забывайте сохранять концентрацию

Вот самый важный принцип, который объединяет все это и заставляет систему GTD работать.

Поскольку вы тратите лишь небольшие отрезки времени на обработку всех идей и задач, которые попадают в папку «Входящие», у вас остается оставшееся время, отведенное в календаре, для фактического выполнения работы.

Это означает, что в течение дня вы должны использовать в Todoist только разделы «Сегодня» и «Предстоящие» (вместе с календарем) и работать в течение дня, чтобы завершить и вычеркнуть эти задачи.

Вы знаете, что назначили только задачи, которые можете выполнить за один день, потому что Todoist автоматически добавил их в ваш календарь. Если ваш день заполнен, вы не можете назначить больше. Когда ваша неделя заполнится, вы больше ничего не сможете переместить в проект «Эта неделя».

GTD работает, потому что он выбрасывает беспорядок из вашей головы в «систему». Это освобождает ваши мысли, и вы можете сосредоточиться на текущей задаче и добиться цели..

.

Похожие сообщения: