Что такое Microsoft Power Automate и бесплатные шаблоны для загрузки
Если вы являетесь пользователем Microsoft 365, возможно, вы видели значок приложения Power Automate среди приложений Microsoft, с которыми вы более знакомы, например Эксель, Powerpoint и Outlook. Мы обсудим, что такое Power Automate и на что он способен. Затем мы рассмотрим несколько полезных шаблонов Power Automate, которые вы можете реализовать прямо сейчас.
Многие офисные работы включают в себя повторяющиеся задачи, для выполнения которых не требуется ученого-ракетчика, например сохранение вложения электронной почты в определенной папке в OneDrive или Dropbox или создание задачи в Microsoft Planner из файла. сообщение в Microsoft Teams. Именно для таких задач был создан Power Automate.
Оглавление
Что такое Microsoft Power Automate?
Раньше Microsoft Power Automate назывался Microsoft Flow. Это набор инструментов, похожий на IFTTT (Если это, то то), который вы можете использовать, чтобы делать такие вещи, как:
Автоматизация процессов в бизнес-настройках.
Отправлять автоматические напоминания, если задача просрочена.
Автоматизируйте повторяющиеся задачи, выполняемые вручную, записывая действия мыши, нажатия клавиш и другие действия.
Другими словами, Microsoft Power Automate позволяет заменить ручные, а иногда и сложные процессы автоматизированными рабочими процессами.
Не только для приложений Microsoft
Как и следовало ожидать, Microsoft Power Automate подключается к другим приложениям Microsoft. Например, вы можете настроить в Power Automate процесс, который принимает сообщение, полученное вами в Microsoft Teams, и сохраняет его в Microsoft OneNote.
Но что делает Power Automate действительно полезным, так это то, что он также может подключаться к тоннесторонних приложений. В последний раз, когда мы проверяли, Power Automate подключается к более чем 500 другим службам. Ого.
Три типа потоков
Microsoft делит действия, которые вы можете делать в Power Automate, на три типа потоков:
Облачные потоки
Потоки рабочего стола
Потоки бизнес-процессов
Давайте рассмотрим каждый вид потока и объясним, почему его можно использовать.
Облачные потоки Power Automate
Облачные потоки в Microsoft Power Automate можно разделить на три категории:
Автоматизированные потоки
Мгновенные потоки
Запланированные потоки
Автоматические потоки запускаются при определенных событиях, например при публикации нового твита с определенным хэштегом или при получении электронного письма от определенного человека. Вы можете использовать автоматизированный процесс для подключения учетных записей и предоставления им возможности общаться друг с другом. Например, вы можете создать систему автоматизации, которая будет отправлять вам текстовые сообщения всякий раз, когда вы получаете электронное письмо от начальника..
Нажатие кнопки запускает мгновенные потоки. Допустим, вы неоднократно отправляете своей команде по электронной почте напоминание о необходимости присоединиться к ежедневному собранию команды. Вы можете создать кнопку, чтобы автоматизировать это. Создайте кнопку, и каждый раз, когда вы нажимаете эту кнопку, вашей команде автоматически отправляется электронное письмо с напоминанием о необходимости присоединиться к собранию. Это не только сэкономит вам время, но и сократит количество ошибок, например, если вы случайно пропустите кого-то из электронной почты.
Запланированный поток автоматизирует задачи по расписанию. Например, вы можете создать запланированный поток, который автоматически загружает данные на сайт SharePoint или в определенную базу данных.
Это три типа потоков Power Automate, которые обрабатывают информацию в облаке. Далее мы рассмотрим потоки задач, которые вы выполняете на рабочем столе.
Потоки рабочего стола Power Automate
У Microsoft есть инструмент под названием Power Automate Desktop, который расширяет возможности Power Automate, позволяя автоматизировать повторяющиеся процессы на рабочем столе, включая действия, которые вы выполняете в Интернете. Это похоже на запись макроса в Excel. Вы можете записать серию действий и указать условия, которые должны выполняться для запуска этого набора действий.
Например, вы можете создать рабочий процесс, который извлекает данные с веб-сайта и добавляет их в файл Excel. Или вы можете настроить процесс, который объединяет документы Microsoft Word в PDF-файлы.
Бизнес-процессы Power Automate
Предположим, у вас есть сотрудники, которые отвечают на запросы клиентов в службу поддержки. Независимо от того, какой сотрудник взаимодействует с клиентом, вы хотите, чтобы он выполнял одни и те же действия, чтобы качество обслуживания клиентов было единообразным.
Другими словами, вы можете использовать последовательность бизнес-процессов, чтобы настроить ряд шагов, которым люди должны следовать для достижения определенного результата. Вместо того чтобы полагаться только на обучение сотрудников, потоки бизнес-процессов направляют сотрудников и помогают им избежать ошибок.
Полезные шаблоны Power Automate
Возможно, самый простой способ понять, на что способен Microsoft Power Automate, — это изучить некоторые шаблоны. Если вы использовали IFTTT, вы знакомы с этой концепцией. Шаблоны Power Automate аналогичны апплеты или рецепты в IFTTT.
Вы можете использовать шаблоны Power Automate как есть или настроить их в соответствии с вашими конкретными обстоятельствами и целями. Вот несколько советов, с которых можно начать.
Каждый раз, когда вы получаете электронное письмо с вложением, оно сохраняется в вашем OneDrive в папке «Вложения электронной почты из Power Automate».
Каждый раз, когда появляется твит по указанному вами ключевому слову, Power Automate отправляет электронное письмо с некоторыми основными сведениями о пользователе учетной записи, опубликовавшей твит.
Это отличный вариант для людей, которые забывают посмотреть расписание на завтра, но часто проверяют электронную почту. Если на следующий день до указанного вами времени состоятся какие-либо встречи, на вашу электронную почту Outlook будет отправлено напоминание.
Тратите больше времени на то, что никто другой не может сделать
Слоган Microsoft для Power Automate: «Позаботьтесь о том, что важно. Автоматизируйте все остальное». Надо признать, они правы. Если вы автоматизируете то, что можно автоматизировать, у вас останется больше времени для более важных вещей, таких как выработка стратегии, глубокое размышление и расслабление. Будущее уже наступило, и пришло время заставить роботов работать на вас!
