В вашей профессиональной жизни электронная почта, вероятно, является одним из наиболее важных средств общения. Вы делаете это каждый день, и если вы хоть в чем-то похожи на меня, то вы тонете в этом.
Конечно, вы можете посвятить один или два часа в день работе с электронной почтой. Но если вы тратите на каждый ответ по 10 минут или больше, электронная почта вскоре займет у вас весь день, и отключение уведомлений Gmail вас не спасет.
Вот почему так важно научиться писать профессиональные электронные письма, на которые будут даны ответы И написание которых не займет больше нескольких минут. К счастью, сегодня вам не нужно быть великим писателем или гуру продуктивности, чтобы добиться этого. Все дело в поиске правильной стратегии и набора инструментов для ее реализации.
Настройка шаблонов электронной почты (готовые ответы)
Создание шаблонов электронных писем — отличный способ сэкономить время для тех, кто часто получает одни и те же вопросы или комментарии по электронной почте. Потратьте день на настройку шаблонов ответов, и вам больше не придется писать одни и те же ответы по десять раз в день. И в Gmail, и в Outlook есть эта функция, которая поможет вам сэкономить время и бесплатно автоматизировать электронную почту.
Вот как настроить профессиональные шаблоны электронной почты в Gmail всего за несколько кликов:
Вы можете создавать шаблоны ответов, содержащие длинные абзацы, а также быстрые ответы из 2–3 предложений. Вы будете удивлены, сколько времени это сэкономит вам в будущем.
Сетевые электронные письма
Если ваша проблема заключается не в использовании шаблонов электронных писем, а в их создании, попробуйте Networking Emails. Это веб-инструмент с десятками шаблонов электронной почты, который поможет вам расширить свою профессиональную сеть..
Сетевая электронная почта, созданная Resume Worded, представляет собой отличный ресурс для оптимизации вашего общения. Некоторые примеры предлагаемых ими шаблонов включают холодное/теплое знакомство, общение с не ответившим и даже написание благодарственных писем.
Каждый шаблон также содержит полезные советы и предложения, которые помогут улучшить ваше общение с получателем.
Вы можете использовать кнопку поиска или просмотреть список, чтобы найти нужный адрес электронной почты. Тогда все, что вам останется сделать, это скопировать и вставить его в окно сообщения и изменить несколько деталей.
Счетчик слов плюс
Если вы пишете более 10 электронных писем в день, важно, чтобы некоторые из них были короткими и интересными. Поэтому, если вы часто получаете слишком длинные электронные письма, возможно, вам стоит подумать об использовании инструмента подсчета слов, чтобы остановить себя. Расширение Chrome Word Counter Plus может сделать всю работу за вас.
Выделите текст в своем электронном письме и получите количество слов и символов, которые вы использовали, одним щелчком мыши. Затем вы можете либо продолжить написание электронного письма, либо завершить его, прежде чем оно станет двухчастным.
Черновая карта
Вы можете найти множество отличных инструментов, которые помогут вам лучше писать и, таким образом, сократить время, затрачиваемое на корректуру и переписывание электронных писем. DraftMap — один из них. Подумайте о Grammarly или Hemingway, плюс он также проверяет ненужные повторения слов и помогает вам придерживаться одного стиля письма.
Это расширение Chrome дает вам в режиме реального времени подсказки по написанию, которые имеют цветовую кодировку. Это поможет вам избежать использования пассивного залога, опечаток, клише, а также даст советы по читабельности вашего письма. Все предложения основаны на правилах письма Эрнеста Хемингуэя. DraftMap особенно удобен, поскольку все процессы происходят прямо в поле для составления электронного письма.
Не волнуйтесь, если слова по-прежнему выделены после завершения редактирования письма. Получатель не увидит цвета, предложения видны только вам.
Ваша электронная почта могла бы быть лучше
Ваша электронная почта могла бы быть лучше — это онлайн-инструмент, предназначенный для сокращения времени, которое вы тратите на управление электронной почтой, путем обучения всех лучшим практикам работы с электронной почтой.
При составлении профессионального электронного письма вы следуете определенным правилам. Например, убедитесь, что у вашего сообщения есть четкая тема или исключены ненужные вложения. Вы будете удивлены тем, как часто люди нарушают эти правила, что в конечном итоге приводит к тому, что обе стороны тратят больше времени и усилий..
Ваша электронная почта могла бы быть лучше содержит список из 10 распространенных ошибок. Каждый из пунктов сопровождается объяснением и примерами того, как улучшить вашу электронную почту. Это может пригодиться, если вы хотите рассказать своим коллегам об этих правилах, но не знаете, как это сделать. Вы можете использовать свои собственные слова или отправить им ссылку на «Ваша электронная почта могла бы быть лучше», чтобы проиллюстрировать свою точку зрения.
Нам всем хотелось бы, чтобы наша электронная почта стала полностью автоматизированной и не требовала никакого внимания. Хотя сегодня это не совсем возможно, помогает каждая мелочь. Будь то сокращение объема электронной почты или планирование времени, когда вы пишете, как только вы установите некоторые правила, вы заметите свои первые улучшения.
Если вы просто не можете перестать писать длинные и отнимающие много времени электронные письма, возможно, пришло время полностью отказаться от электронной почты. Попробуйте использовать менеджер по работе с клиентами (CRM) или Slack вместо этого обменивается сообщениями с коллегами. По крайней мере, это поможет вам тратить меньше времени на электронную почту.