10 скрытых функций Google Таблиц, о существовании которых вы не знали

Если вы регулярно пользуетесь Google Таблицами, вы, вероятно, знакомы с этими инструментами, которые используете часто. Однако в этом приложении для работы с электронными таблицами есть множество функций, которые остаются незамеченными и малоиспользуемыми.

Здесь мы рассмотрим несколько интересных функций Google Таблиц, которые, возможно, станут вашими фаворитами. Перейдите к Google Таблицы, войдите в свою учетную запись Google и опробуйте некоторые из этих скрытых сокровищ.

1. Извлечение данных из смарт-чипа

Если вы воспользовались преимуществами Смарт-чипы в приложениях Google, то будете рады узнать, что с их помощью можно сделать еще больше. Вставив смарт-чип, вы можете извлечь из него данные и поместить их на свой лист, что сделает чипы еще более полезными.

В настоящее время вы можете извлекать данные из смарт-чипов «Люди», «Файлы» и «События календаря». Сюда входят имя и адрес электронной почты, владелец и имя файла, а также сводная информация и местоположение.

  1. После того как вы вставите смарт-чип, наведите на него курсор, выберите его или щелкните правой кнопкой мыши. Затем выберите Извлечение данных.
    1. Когда откроется боковая панель, используйте вкладку Извлечь, чтобы отметить флажками те элементы, которые вы хотите извлечь.
      1. Используйте поле Извлечь в, чтобы ввести или выбрать местоположение листа, в котором вы хотите получить данные.
        1. Выберите Извлечь, и вы увидите данные в выбранном вами месте.

          2. Если вам нужно обновить извлеченные данные, вы можете использовать вкладку Обновление и управлениена боковой панели.

          2. Создайте QR-код

          QR-коды — популярный способ поделиться информацией, направить людей на ваш сайт и даже предоставить скидки. Используя создание собственного QR-кода в Google Таблицах без надстроек и сторонних инструментов, вы или ваши коллеги сможете быстро действовать.

          Чтобы создать QR-код, вы будете использовать функцию ИЗОБРАЖЕНИЯ в Google Таблицах и ссылку на корневой URL-адрес Google: https://chart.googleapis.com/chart?.

          Здесь мы добавим ссылку на веб-сайт в ячейке A1, используя формулу ниже. Поместите формулу в ячейку, в которую вы хотите ввести QR-код.

          =IMAGE("https://chart.googleapis.com/chart?chs=500×500&cht=qr&chl="&ENCODEURL(A1)).

          Для построения формулы используйте следующие аргументы:

          • Аргумент CHS: определите размеры QR-кода в пикселях (chs=500×500).
          • Аргумент CHT: укажите QR-код (cht=qr).
          • Аргумент CHL: выберите данные URL (chl=”&ENCODEURL(A1)).

            • Затем используйте оператор амперсанд (&), чтобы соединить аргументы.

            Как только вы увидите код, вам может потребоваться изменить размер строки и/или столбца, чтобы просмотреть его полный размер. Затем отсканируйте QR-код, чтобы убедиться, что все работает так, как вы ожидаете.

            Вы также можете использовать дополнительные аргументы для кодирования данных определенным образом или назначения уровня коррекции. Подробнее об этих аргументах читайте в разделе Справочная страница инфографики Google Charts для QR-кодов.

            3. Вставить раскрывающийся список

            Раскрывающиеся списки – отличный инструмент для ввода данных. Выбрав элемент из списка, вы можете быть уверены, что вводите нужные данные, и одновременно уменьшить количество ошибок.

            С момента появления раскрывающиеся списки в Таблицах эта функция была усовершенствована, чтобы упростить создание и управление этими полезными списками.

            1. Вставьте раскрывающийся список, выполнив одно из следующих действий:
            2. Выберите в меню Вставка>Раскрывающийся список.
            3. Нажмите правой кнопкой мыши и выберите Раскрывающийся список.
            4. Введите символ @(At) и выберите Раскрывающиеся спискив разделе «Компоненты».
              1. После этого вы увидите открытую боковую панель «Правила проверки данных». Введите местоположение списка в поле Применить к диапазонуи убедитесь, что в раскрывающемся меню «Критерии» выбран пункт Раскрывающийся список.
                1. Затем добавьте элементы списка в поля Optionи при необходимости выберите для них цвета слева.
                  1. Чтобы отобразить текст справки, выбрать действие для недопустимых данных или выбрать стиль отображения, разверните раздел «Дополнительные параметры».
                    1. После завершения выберите Готово. Затем используйте новый раскрывающийся список для ввода данных в таблицу.

                      2. 4. Подтвердить адрес электронной почты.

                      Если у вас есть таблица, содержащая адреса электронной почты, будь то Gmail, Outlook или что-то еще, возможно, вам захочется убедиться, что они действительны. Хотя Таблицы не показывают, является ли адрес законным, они показывают, правильно ли он отформатирован с помощью символа @ (At) и домена.

                      1. Выберите ячейки, которые хотите проверить, и перейдите к Данные>Проверка данныхв меню.
                        1. Когда откроется боковая панель «Правила проверки данных», выберите Добавить правило, подтвердите или измените ячейки в поле Применить к диапазонуи выберите Текст является действительным адресом электронной почты.в раскрывающемся списке «Критерии».
                          1. При желании выберите дополнительные параметры, такие как отображение текста справки, отображение предупреждения или отклонение ввода. Выберите Готово, чтобы сохранить и применить правило проверки.

                            2. Затем вы можете проверить проверку и параметры, введя неверный адрес электронной почты.

                            5. Создать пользовательскую функцию

                            Вы любите использовать функции и formulas in Google Таблицы? Если да, то почему бы не создать свой собственный? Используя функцию «Пользовательская функция», вы можете настроить свою собственную функцию и использовать ее в любое время.

                            1. Выберите Данные>Именованные функциив меню.
                              1. На открывшейся боковой панели «Именованные функции» используйте Добавить новую функциювнизу, чтобы создать свою пользовательскую функцию. Вы также можете посмотреть пример, демонстрацию или узнать больше об этой функции.
                                1. Введите имя функции, описание и, при необходимости, заполнители аргументов. Введите формулу, которую вы хотите использовать для определения функции, и нажмите Далее.
                                  1. Просмотрите предварительный просмотр функции и выберите Назад, чтобы внести изменения, или Создать, чтобы сохранить новую функцию. Обратите внимание, что при необходимости вы также можете добавить дополнительные аргументы.
                                    1. После этого вы увидите функцию в списке боковой панели. Введите его в ячейку листа, чтобы проверить.

                                      2. Если вам нужно внести изменения, снова откройте боковую панель «Именованные функции», выберите три точкисправа от функции и выберите Изменить..

                                      6. Использование среза для фильтрации диаграммы

                                      Диаграммы предоставляют удобный и эффективный способ отображения данных. Используя срез, вы можете фильтровать данные, отображаемые на диаграмме. Это удобно при необходимости просматривать определенные части данных диаграммы.

                                      Вставить срез

                                      После того, как вы выбрали вставьте свою диаграмму, выберите его и перейдите в меню Данные>Добавить срез.

                                      Когда откроется боковая панель, откройте вкладку Данные, подтвердите диапазон данных вверху, а затем выберите столбец, который будет использоваться для фильтра.

                                      Вы увидите срез в виде черного прямоугольника с закругленными углами, который вы можете перемещать или изменять размер по своему усмотрению.

                                      Использовать слайсер

                                      После того как у вас есть срез, нажмите кнопку Фильтрслева или стрелкураскрывающегося списка справа. Затем выберите данные, которые вы хотите видеть на диаграмме, и установите флажки рядом с этими элементами.

                                      Нажмите ОК, и вы сразу же увидите обновление диаграммы.

                                      Чтобы вернуть диаграмму в исходное представление со всеми данными, откройте фильтр и выберите Выбрать все>ОК.

                                      7. Быстрый расчет данных

                                      Иногда требуется посмотреть быстрый расчет без добавления формулы на лист. В Google Таблицах вы можете просто выбрать значения, а затем выбрать расчет для просмотра без каких-либо дополнительных действий.

                                      1. Выберите данные, которые вы хотите вычислить, а затем посмотрите в правом нижнем углу строки вкладки. Вы увидите зеленое меню вычислений, содержащее сумму ваших данных.
                                        1. Откройте это меню и выберите расчет, который хотите выполнить. В этом меню вы увидите новый результат.
                                          1. Вы также можете просто открыть меню, чтобы просмотреть все доступные расчеты в режиме реального времени.

                                            2. Если вы решите включить расчет в свой лист, оставьте ячейку выделенной и выберите Исследоватьсправа от вкладок листа.

                                            Когда откроется боковая панель, перетащите расчет, который хотите использовать, в ячейку листа..

                                            8. Изучите способы представления ваших данных

                                            Возможно, у вас есть данные в электронной таблице, но вы не знаете, как лучше их отобразить или проанализировать. С помощью функции "Обзор" вы можете увидеть различные быстрые способы представления данных, просмотреть подробную информацию о них и задать вопросы.

                                            Выберите данные и нажмите Исследоватьв правом нижнем углу.

                                            Когда откроется боковая панель «Обзор», вы увидите параметры для своих данных. Введите вопрос в разделе «Ответы», примените цвет в разделе «Форматирование» или вставьте диаграмму из раздела «Анализ».

                                            После завершения просто используйте Xв правом верхнем углу боковой панели, чтобы закрыть ее.

                                            9. Запросить одобрение листа

                                            Если вы используете аккаунт Google Workspace для бизнеса или образования, воспользуйтесь функцией «Утверждения». С его помощью вы можете запрашивать одобрение у других и отслеживать, что одобрено, а что нет.

                                            Перейдите в Файли выберите Утверждения.

                                            Когда откроется боковая панель «Утверждения», выберите Сделать запрос.

                                            Во всплывающем окне добавьте тех, кого вы хотите одобрить, ваш запрос и, при необходимости, сообщение. Вы также можете указать дату выполнения, разрешить утверждающим редактировать таблицу или заблокировать файл перед отправкой запроса на утверждение. Когда закончите, выберите Отправить запрос.

                                            Если вы еще не предоставили доступ к документу утверждающим, вам будет предложено сделать это и назначить разрешения.

                                            Вы сможете просмотреть статус, вернувшись на боковую панель «Утверждения».

                                            10. Настройте собственный формат даты и времени

                                            Хотя Google Таблицы предоставляют множество различных способов форматирования даты и времени, возможно, вам нужно что-то особенное. Вы можете создать свой собственный формат даты и времени с желаемой структурой, цветами и стилем.

                                            1. Выберите ячейку(и), содержащую дату или время, и перейдите к Формат>Число>Настраиваемая датаи время. Альтернативно вы можете выбрать параметр «Дополнительные форматы» на панели инструментов и выбрать Пользовательская датаи время..
                                              1. Когда окно откроется, вы увидите текущий формат даты и/или времени. Выберите существующий элемент вверху, чтобы изменить формат или удалить его.
                                                1. Чтобы добавить другой элемент, щелкните стрелку справа и выберите его из списка. Затем вы можете отформатировать этот элемент, используя его стрелку.
                                                  1. Когда вы закончите, выберите Применить, чтобы использовать собственный формат даты и времени, и вы увидите обновление таблицы.

                                                    2. Благодаря этим функциям Google Таблиц вы сможете делать со своими данными еще больше. Обязательно попробуйте один или несколько вариантов и посмотрите, какой из них вам пригодится.

                                                    Соответствующие руководства см. в разделе how to find duplicates in Google Таблицы, посвященном использованию параметров условного форматирования..

                                                    Похожие сообщения:

                                                    Как транспонировать строки и столбцы в Google Sheets Как использовать формулы массива в Google Sheets

                                                    25.07.2023