Если вы когда-либо создавали документ, в котором использовали текстовые заполнители, вы оцените эту функцию Документов Google. Используя смарт-чип переменной, вы можете вставить заполнитель, присвоить ему значение и автоматически обновлять его по всему документу.
Вместо того чтобы возиться с надстройками или сторонними приложениями, вы можете улучшить свой рабочий процесс при создании различных типов документов с помощью переменной Функциональность смарт-чипа.
Примечание. На момент написания этой статьи переменный смарт-чип доступен клиентам Google Workspace Business Standard и Plus, Enterprise Standard и Plus, Education Plus и некоммерческим организациям. Надеемся, что в какой-то момент Google добавит эту функцию в личные учетные записи Google.
О переменных смарт-чипах
Как уже упоминалось, смарт-чип переменной — это текстовый заполнитель, который вы можете вставить в свой документ. Это идеально подходит для текста, который вы хотите, чтобы кто-то добавил, например имя или фамилию, адрес или номер телефона. Вы также можете использовать переменные для вещей, которые вам нужно добавить, но вы ожидаете, например, названия продукта, даты или адреса веб-сайта.
Используете ли вы переменные для себя или другого человека, с которым делитесь, они позволяют вам создать документ и добавить эти элементы позже.
Как только вы добавите переменную, вы сможете в любое время присвоить ее значение (текст). Затем каждое место, где вы используете переменную в документе, обновляется с этим значением.
Давайте рассмотрим, как вставлять и использовать переменные в Документах Google, на нескольких примерах.
Как вставить переменную смарт-чип
Чтобы добавить переменный смарт-чип в документ, выполните следующие простые действия.
<ол старт="4">
Таким же образом вы можете добавить дополнительные переменные для других элементов в документ. Просто имейте в виду, что дополнительные переменные следует использовать для разных элементов. Например, вы можете создать одну переменную для имени и вторую переменную для адреса.
Повторное использование смарт-чипа переменной
Цель переменной — поместить ее в документ там, где она вам нужна, а затем обновить ее значение, когда вы будете готовы.
Чтобы вставить ту же переменную в другое место, выполните одно из следующих действий:
Присвоение значения переменной
Добавив переменную в документ, вы можете присвоить ей значение в любое время. Значение – это текст, который вы хотите использовать. Вы можете сделать это в самой переменной или на боковой панели.
Добавить текст с помощью переменной
Чтобы присвоить значение переменной на месте, выберите Переменнуюи введите текст, который вы хотите использовать. Это автоматически сохраняет значение в этой переменной.
Добавить текст с помощью боковой панели
Чтобы присвоить значение на боковой панели «Переменные», либо выберите переменную и используйте значок Открыть на боковой панелина появившейся панели инструментов, либо перейдите в раздел Инструменты>Переменныев меню.
Выберите Нет значенияпод именем переменной. Вы увидите переменную в документе пустой и готовой для ввода текста. Как только вы это сделаете, используйте Enterили Return, чтобы сохранить его.
После того как вы присвоите значение своей переменной, вы увидите это обновление в каждом месте, где вы размещаете переменную в документе, что и является целью смарт-чипа..
Переименование переменной
Поскольку имена переменных по умолчанию неочевидны, вы можете дать им более осмысленные имена. Это особенно полезно, если вы создаете несколько переменных для своего документа.
Откройте боковую панель «Переменные», наведите курсор на переменную, которую хотите переименовать, и выберите значок Изменить имя(карандаш).
Когда появится всплывающее окно переименования, дайте ему новое имя и выберите Сохранить.
После этого вы увидите обновленное имя на боковой панели, в списке переменных для вставки и внутри самой переменной, пока не присвоите ее значение.
Удалить переменную
Если вы решите, что больше не хотите использовать переменную, вы можете удалить ее. Имейте в виду, что при этом переменная и ее значение, если оно назначено, будут удалены из всех мест вашего документа.
Откройте боковую панель «Переменные», наведите курсор на переменную, которую хотите удалить, и выберите значок Удалить определение переменной(корзина).
Во всплывающем окне подтверждения выберите Удалить, чтобы удалить переменную.
Пример использования для переменных в Документах Google
Если вам интересно, как использовать переменные в своих целях, у нас есть несколько примеров.
Маркетинговый текст
Здесь мы создаем документ для нового продукта нашего клиента. У нас пока нет названия продукта или адреса веб-сайта, поэтому вместо этого мы вставляем переменные для этих двух элементов. Если боковая панель «Переменные» открыта, вы увидите их в синей рамке по всему тексту.
Как только наш клиент предоставит нам эти сведения, мы просто присваиваем значения переменным, и наш документ автоматически обновляется. Затем эти переменные отображают текст и серые рамки.
Когда вы закроете боковую панель «Переменные», вы заметите, что эти переменные выглядят так же, как остальной текст, без каких-либо границ.
Общие документы
В следующем примере у нас есть документ, который мы хотим, чтобы кто-то другой заполнил свои данные. Мы настраиваем переменные для имени, фамилии, адреса, номера телефона и даты..
Когда мы делимся документом, получатель просто выбирает каждую переменную и вводит свою информацию. Переменные, которые используются более одного раза, обновляются автоматически.
После этого у нас есть готовый документ, в котором переменные отображаются как любой другой текст.
Примечание. Если вы делитесь документом с использованием переменных более чем с одним человеком, назначенные значения будут обновляться при каждом изменении. Чтобы избежать этого, вы можете попросить каждого из получателей сделать копию своих изменений.
Экономьте время, минимизируйте ошибки и систематизируйте
За последний год с момента появления функции Smart Canvas компания Google представила несколько новых смарт-чипов. Вы можете добавить событие календаря с помощью чипа даты, создать ссылку на имя файла с помощью чипа файла и включить контактные данные с помощью чипа людей.
Теперь вы можете сэкономить время, не набирая один и тот же текст снова и снова, а также снизить риск опечаток и организовать свой документ, используя переменный смарт-чип в Документах Google. Помните об этой удобной функции при создании следующего документа.
Чтобы узнать больше о способах экономии времени в приложениях Google, прочтите статью используйте раскрывающийся список в Google Sheets..